Информационно справочные документы в кадровой службе
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Информационно справочные документы в кадровой службе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В вводной части указываются фамилии председателя и секретаря соответствующего совещания, фамилии участников заседания и приглашенных, если участников и приглашенных больше 15, то указывают их общее количество, оформляют их отдельным списком и делают отметку «список участников прилагается». Фамилии присутствующих должны быть записаны в алфавитном порядке с указанием места работы и должности.
Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении.
Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия и пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Содержание:
Делопроизводство в кадровой службе предприятия
Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, ученые и другие документы.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу.
Учет явок на работу и ухода с нее ведется по табелям. Учет явок на работу и уходя с нее на птицефабрике организован в централизованном порядке и осуществляется путем отметки в табеле всех явившихся, неявившихся, опоздавших работников, сверхурочных часов и т.д.
Введение Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям — не только кадровой службе (службе персонала). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними функций ведения кадровой работы.
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.
На поверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из того перечня, что мы привели. Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно.
Помимо этого, если у работодателя введена сменная работа, необходимо наличие графика сменности, в соответствии с которым каждый работник относится к соответствующей группе, выполняющей свои обязанности в течение установленного времени и продолжительности (в соответствии со ст. 103 ТК РФ).
К плановой документации мы относим также такие документы, как: Структура и штатная численность, Штатное расписание, График отпусков сотрудников, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменение их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.).
Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.
Что касается кадровых документов для ИП, то их обязательный перечень является аналогичным, как и для крупных организаций.
К переписки относятся следующие документы: служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факс, электронное сообщение и другие.
Благодаря им сотрудник имеет возможность зафиксировать свой официальный стаж и подтвердить трудовую деятельность – они важны как для оформления пенсионных выплат в дальнейшем, так и для выплаты больничных пособий на текущем месте работы.
Формирование информационной части кадровых документов и их формы основываются на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).
В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплений организации» должны найти свое отражение вопросы: распределения и последующего использования прибыли и порядка использования иных накоплений организации (страховой фонд, резервный фонд и др.).
Акт имеет следующие основные реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, название документа, дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок, текст и подписи. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указывают основания его составления и состав комиссии, основная часть содержит установленные факты и описание проделанной работы.
Положение об организации — правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета.
Акт имеет следующие основные реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, название документа, дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок, текст и подписи. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указывают основания его составления и состав комиссии, основная часть содержит установленные факты и описание проделанной работы.
Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.
Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия. 1.
В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. 1.2.
Комплекс документации по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу.
Расчеты за трудовые книжки и их хранение……………………..44 6.9. Учет трудовых книжек……………………………………………..45 VII. Формирование и хранение документов кадровой службы……………..46 7.1.
Информационно-справочная документация — Документирование деятельности службы кадров ООО «АвтоТрансЛогистик» в г.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие.
С разработки организационно — правовых документов (ОПД) собственно и начинается жизнедеятельность организации.
Составляем номенклатуру дел структурного подразделения
Внесение изменений и дополнений в организационно-правовые документы производится распорядительным документом (приказом руководителя организации).
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
М.: Омега-Л, 2008. — 264 с. — ISBN 978-5-370-00641-8. Книга рассказывает о деятельности отдела кадров предприятия. Приведены основные аспекты работы кадровой службы, рассмотрены вопросы надзора, а также работы по законодательству о труде.
Информационно-справочный документ не содержит поручений, не обязывает действовать строго определенным образом, сообщает сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Особенность таких документов состоит в том, что это единственные документы, которые идут от работника к руководителю (снизу вверх).
Кадровые документы организации — оформление, регистрация и хранение
В заключительном разделе «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).
Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.
Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, то трудовой договор аннулируется путем издания соответствующего приказа.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
Нормативы времени на отдельные операции……………………..12 II. Состав кадровой документации……………………………………………18 III. Документы, регламентирующие управление персоналом………………24 3.1. Правила внутреннего трудового распорядка……………………..24 3.2. Штатное расписание………………………………………………..25 3.3. Должностные инструкции………………………………………….26 3.4. Трудовой договор……………………………………………………28 IV.
Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней). Внесение изменений и дополнений в устав акционерного общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров, принятому большинством в три четверти голосов акционеров — владельцев голосующих акций, принимающих участие в общем собрании акционеров, или решения совета директоров общества, принятого единогласно.