Срок хранения договоров поставки в организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения договоров поставки в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обращаем ваше внимание, что Перечень 1 содержит сроки хранения не только гражданско-правовых договоров, но и предусмотренных трудовым законодательством. Оно и понятно.
Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.
Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. Большинство из них хранятся в течение 5 лет. Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже. Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно.
Содержание:
Договор ответственного хранения: образец
Что касается срока хранения договоров, которые потеряли свою актуальность, то его нужно начинать отсчитывать не с первого дня после прекращения их действия, а с первого января следующего года.
Каковы сроки хранения договоров — это вопрос, который задаётся специалистам нашей компании практически постоянно. Дело в том, что в законодательстве нет прямых ссылок на конкретные сроки хранения договоров, поэтому для ответа на этот вопрос потребуется просмотреть ряд документов.
В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».
Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки
А раз так, то и определение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится не просто важным, а очень важным вопросом в деятельности любой организации.
Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение. Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет. Второй — свыше 10 лет. Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя. Эта система не очень удобна.
Потратьте минуту на регистрацию, чтобы скачать файл и получить полный доступ к любым шаблонам документов для юротдела.
Срок хранения договоров в организации
Тогда в одном из пунктов прямо написана дата – конкретный календарный день, когда заканчивается этот договор. Тогда все однозначно. Но так везет не всегда, и некоторые договоры могут действовать в течение многих лет после подписания.
Кроме того, существует возможность проведения проверок на предприятии, осуществляемых государственными контролирующими органами. Они могут затребовать документы за определенный период, в этом случае при ненадлежащем хранении в организации, нарушении сроков их уничтожения, могут быть наложены санкции в виде довольно внушительных штрафов.
Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип — № 1182 от 31.07.2007 года.
Например, каков срок хранения договоров оказания услуг в организации? Первые две категории документов неприкосновенны не более пяти лет. Трудовые договоры также имеют срок хранения не более пяти лет. Однако здесь есть исключения. Например, если отсутствует лицевой счет, то этот документ придется беречь в течение 75 лет.
В процессе реорганизации в форме присоединения другой организации с 16 декабря 2018 года. Есть судебные дела в роли ответчика.
А если при этом не имеется лицевых счетов, то предприятие формально обязано хранить такой трудовой договор 75 (!) лет.
Также следует учитывать возможность проведения проверок определенных периодов, которые будут осуществляться государственными органами контроля. Они также могут затребовать документацию за конкретный период, и если хранение договоров в организации, срок их уничтожения и другие подобные функции выполняются неправильно, то могут быть наложены очень значительные штрафы.
Срок хранения договоров «А» и «В» — 5 лет (заметим: этот срок нужно отсчитывать начиная с того момента, когда время действия договоров истекло). И всё же из этого правила есть исключения. Так, часть документов категории «А» подпадает под пункт «постоянное хранение договоров» и уничтожению не подлежит.
Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно. Нужно понимать, что в случае невыполнения требований законодательства в такой сфере, как хранение договоров в архиве, делопроизводство может быть не только не эффективным, но и опасным с точки зрения возможного наказания или штрафа.
Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.
Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла.
Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558. Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Сроки хранения договоров аренды на нежилое помещение в ооо
При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов. Начисленная средняя зарплата рабочих и служащих 1 ,50 руб. Вы можете выбрать другой город для информера. Контактная информация Блог проекта Политика конфиденциальности Пользовательское соглашение Размещение рекламы.
Такая система, вытекающая вроде бы из логики самих документов, не очень удобна в применении. Это нередко создает путаницу и приводит к серьезным ошибкам в делопроизводстве.
При составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров обычно используют типовые перечни, утвержденные государственными органами, а также профильными министерствами и ведомствами. Срок хранения договоров поставки в организации составляет 5 лет после окончания действия.
Как только партнёры «ударили по рукам», возникает особый документ — договор. Как лучше организовать хранение договоров, чтобы в будущем к Вам не придралась ни налоговая служба, ни кто-то из контрагентов?
И преждевременное уничтожение договоров, даже если оно организовано «по всем правилам» архивного дела, может иметь весьма непредсказуемые последствия для вашей организации. Нормативная база В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов.
Если нормативными актами срок хранения не установлен, то договор необходимо хранить не менее 3-ёх лет с даты истечения срока его действия, поскольку 3 года – это общий срок исковой давности.
На сроке договора аренды объекта недвижимости следует остановиться особо, поскольку в связи с этим возникает большое количество споров.
Когда начинается срок хранения
Как бы то ни было, прежде чем поступить на хранение, любой из договоров обязательно должен пройти внутреннюю регистрацию. Будь то международный контракт на поставку авиадвигателей или простой договор об уборке помещения — каждой бумаге должен быть присвоен индивидуальный номер и найтись место в архиве. Современный вариант — сделать этот архив электронным.
Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.
Составляю номенклатуру дел организации и возник такой вопрос. Наша фирма занимается оценкой. В результате образуются договора по проведению оценки и отчеты по проведенной оценке. Где взять сроки их хранения, чтоб вписать в номенклатуру дел?
Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря.
В таких случаях можно рекомендовать читателям пренебрегать сроками хранения, указанными в Перечне 2, и устанавливать сроки хранения в соответствии с Перечнем 1, в котором срока хранения договора меньше 5 лет после истечения срока его действия просто нет.
Передача в архив Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом.
При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима.
Как правильно организовать хранение договоров?
Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.
В итоге на поиск договоров, заключённых как вчера, так и 20 лет назад, будет уходить всего несколько секунд.