19.11.2019

Документальное оформление расходов на такси

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление расходов на такси». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Чтобы их можно было учитывать по ОСН, необходимо представить следующие документы:

бланки строгой отчетности (ордера, авансовый отчет),
билет на поезд, самолет или иной транспорт (если таковые имелись),
кассовый чек,
служебная записка.

Если сотрудник направляется в командировку в другой город или страну, то чаще всего он добирается туда на поезде или самолёте, а до вокзала или аэропорта — на такси. Можно ли возместить и принять для уменьшения налога на прибыль такие расходы?
Чтобы принять расходы для уменьшения прибыли, они должны быть обоснованными, например аэропорт находится далеко от места отправления, слишком позднее время отправления поезда или самолета, высокая ценность перевозимого в багаже груза, обычаи делового оборота предполагаю использование такси и пр.

Содержание:

Документальное подтверждение расходов на такси в связи с введением онлайн касс

Согласно ст. 27 Устава автомобильного транспорта перевозка пассажиров по заказу осуществляется в рамках договора фрахтования, заключенного в письменной форме.

В отсутствие таковых объем оказанных услуг и их стоимость могут быть признаны документально неподтвержденными.

Основное требование – затраты на прием и обслуживание представителей других организаций должны быть связаны с установлением или поддержанием взаимовыгодного сотрудничества. А расходы на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета или ревизионной комиссии, – с работой этих органов организации.

В Правилах перевозки грузов предлагается форма типового договора на перевозку грузов автомобильным транспортом.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Расходы на такси в командировке. Документальное подтверждение

Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.

Каждая поездка должна быть подтверждена документами. По Российскому законодательству таксист должен выдавать квитанцию, которая содержит все необходимые реквизиты — реквизиты компании-перевозчика, информацию о поездке, о стоимости поездки, о клиенте, иметь печати и подписи и т.п. Но в реальности такие квитанции получить не удается.

Превышение полномочий Превысить свои полномочия при расходах на такси сотрудник может в том случае, если данные расходы оказываются неоправданными. Это возможно в нескольких случаях.

Компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает обязательное документальное подтверждение таких затрат.

Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В данной статье описываются правила составления служебной записки по оплате такси, а также перечисляются случаи, когда использование наемного транспорта является правомочным для работника. Отдельно описывается порядок действий по выплате сотруднику компенсации, а также указываются причины отказа в ней.

ПримечаниеОднако есть одно судебное решение (правда, давнее), в котором суд счел подобные затраты не представительскими, а иными прочими расходами <7. Служебная записка заполняется на имя руководителя или лица, ответственного за производство денежных выплат сотрудникам. Далее секретарем проставляется порядковый номер, записка визируется и отправляется на рассмотрение. При оценке причин, побудивших работника воспользоваться услугами такси, возможно разрешение руководством выплаты компенсации или отказ в возмещении денежных средств.

Использование такси в служебной командировке

Возмещать расходы по проезду в служебных командировках — это обязанность работодателя. Конкретный порядок возмещения таких затрат и их размер прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Документальное оформление командировки включает в себя три этапа: подготовку документов для направления работника в командировку, сбор подтверждающих документов и представление авансового отчета. Проанализируем каждый из приведенных этапов по отдельности.

Проезд из дома до места работы и обратно в иных случаях Облагаютсяст. 211 НК РФ; Письма Минфина от 05.08.2011 № 03-04-06/3-178, от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728 ОблагаютсяПисьма Минтруда от 10.09.2014 № 17-3/ООГ-759, от 13.05.2014 № 17-4/ООГ-367 Если же организация возмещает работнику затраты на такси, которые документально не подтверждены, то суммы возмещения облагаются и НДФЛ, и страховыми взносами.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение N 749).

Отметим, что конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения расходов на такси, глава 25 НК РФ не предусматривает.

I этап. Документы, необходимые для направления работника в командировку

Для пассажиров междугородных маршрутов продажу билетов производят на остановочных пунктах в кассах, а где кассовая продажа билетов не организована — через водителей непосредственно при посадке пассажиров в автобус до отправления его от остановочного пункта.

Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).

НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Устав автомобильного транспорта определяет обязанности, права и ответственность находящихся на территории России автотранспортных предприятий и организаций, других имеющих автомобили предприятий, организаций, учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также предприятий, организаций, учреждений и граждан, пользующихся автомобильным транспортом.

В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.

В случае отсутствия хотя бы одного из выше перечисленных реквизитов документ считается непригодным для подтверждения расходов работника организации на проезд в такси.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (абз. 1 п. 7 Положения N 749). Это означает, что дату начала и окончания командировки подтвердят билеты (авиабилеты, железнодорожные билеты, автобусные билеты).

Если использование общественного транспорта неприемлемо, сотрудник вызывает такси, составляя служебную записку постфактум.

Для получения компенсации сотрудник заполняет авансовый отчет, выданный ему работником бухгалтерии, где перечисляет состоявшиеся траты. Работодатель в форме письменного приказа разрешает произведение выплат.

В этом году изменились правила оформления командировочных документов. Теперь при направлении работника в командировку не обязательно выписывать командировочное удостоверение, составлять служебное задание и представлять отчет о выполненной работе.

Минфин России рассмотрел эту конкретную ситуацию и занял совершенно новую для себя позицию: расходы на такси до аэропорта можно учитывать при налогообложении прибыли. В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ говорится, что расходы организации на командировки складываются в том числе из расходов на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики <...> по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения работодателем расходов работников по проезду на такси во время нахождения в служебных командировках и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс) разъясняет следующее.

Обоснование позиции: — такая доставка вызвана технологическими особенностями производства; — обязанность работодателя оплатить такую доставку прописана в трудовых договорах с работниками и (или) в коллективном договоре (смотрите письмо Минфина России от 16.

Расходы на такси как представительские расходы

При этом сразу возникает вопрос: чем заменить командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе? Попробуем разобраться.

Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:

Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.

На основании Закона № 128-ФЗ постановлением Правительства РФ от 10 июня 2002 г. № 402 утверждено Положение о лицензировании перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом (далее — Положение о лицензировании перевозок).

А как налоговики отнесутся к тому, чтобы учесть стоимость такси не до, а от аэропорта, а также до и от вокзала, автовокзала или порта?

Все подробности о поездках, включая маршруты следования, время в пути, можно контролировать через личный кабинет.

Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте.

Пунктом 2 этой же статьи ГК РФ установлено, что общие условия перевозки определяются транспортными уставами и кодексами, иными законами и издаваемыми в соответствии с ними правилами.

Московского городского суда от 28.02.2017 N 7-1254/17 при решении вопроса о привлечении к административной ответственности были упомянуты распечатка маршрута автомобиля марки «________», государственный регистрационный знак ______, в качестве легкового такси Яндекс-такси ____ года с указанием маршрута, времени и стоимости перевозки.

Приказ либо распоряжение можно составить по уже привычной унифицированной форме N Т-9 (N Т-9а), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (при необходимости добавить в нее дополнительные графы либо столбцы), либо разработать свою форму, утвердив ее в учетной политике организации.