Как очитаться за расходы по гсм
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как очитаться за расходы по гсм». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Театр выдал водителю 01.07.2008 за счет бюджетных средств под отчет денежные средства на приобретение бензина в сумме 3000 руб. сроком на одну неделю. Водитель представил авансовый отчет 07.07.2008 на сумму 2626 руб. Остаток он вернул в кассу учреждения в тот же день.
В частности, может предусматриваться возможность просмотра операций по карте (АЗС, на которой произведена заправка автомобиля, время заправки, вид и количество полученных нефтепродуктов, сумма операции), переброски денежных средств (литров) с карты на карту, блокировки и возврата денежных средств в случае утраты карты и т. д.
Содержание:
Первичная учетная документация для подтверждения расхода ГСМ
Специализированная организация, осуществляющая отпуск ГСМ по пластиковым картам, должна составлять ежемесячный отчет о расходе ГСМ для организации, получившей топливо.
В сентябре 2019 года продолжат работу выездные консультационные пункты ИФНС России по г. Архангельску.
Как мы уже отметили выше, в случае приобретения ГСМ по картам расчеты чаще всего осуществляются по предоплате. Следовательно, на дату перечисления денежных средств в оплату стоимости ГСМ предприятие-покупатель получает право увеличить налоговый кредит на сумму НДС, включенную в состав его стоимости.
Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.
Приобретение ГСМ по топливным картам требует от предприятия разработать и внедрить у себя систему документального учета таких карт с целью контроля за их использованием.
Основанием для предъявления счета заказчику служат отрывные талоны путевого листа, заполняемые организацией, которой принадлежит автомобиль.
Кроме того, учреждения часто не указывают на оборотной стороне путевого листа конкретные пункты назначения, а делают запись: “Поездки по городу“ или “Езда по городу“.
Первый способ – позаимствовать информацию о расходовании топлива из технической документации на автомобиль.
Путевой лист остается у владельца автотранспорта, а отрывной талон вместе со счетом на оплату передается заказчику. Несколько иное мнение содержится в Письме Минфина Российской Федерации от 16 марта 2006 года №03-03-04/2/77. В нем, в частности, сказано, что форма №3 путевого листа распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Сумму наличных денежных средств для приобретения моторного топлива, которая подлежит выдаче водителям под отчет, рекомендуется устанавливать равной по величине стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания (с учетом предполагаемого дополнительного пробега, связанного с загрузкой в обратном направлении и т.п.).
Образец акта замера расхода топлива
Часто необходимо применить одновременно несколько надбавок (зимнюю, при езде по городу с соответствующей плотностью населения, в связи с обкаткой автомобиля и т.д.). В этом случае норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
Списание ГСМ осуществляется по установленным нормам. Норма расхода топлива и смазочных материалов применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.
Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист, унифицированная форма которого утверждена Постановлением №78. Поскольку унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением, организация не вправе самостоятельно разработать и утвердить форму данного первичного учетного документа.
Пример 1. Водителю бюджетного учреждения образования за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, выдан аванс в размере 990 руб. на приобретение 30 л бензина. Согласно представленному авансовому отчету и приложенным к нему кассовым чекам с АЗС водитель заправил 30 л бензина на сумму 950 руб. Остаток денежных средств он внес в кассу.
Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист, унифицированная форма которого утверждена Постановлением №78. Поскольку унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением, организация не вправе самостоятельно разработать и утвердить форму данного первичного учетного документа.
В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт).
Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
По данным путевых листов было выявлено, что легковой автомобиль ГАЗ-3110 за месяц израсходовал 380 литров бензина марки Аи-92. Пробег составил 3250 км, из них 150 километров – использование автомобиля в нерабочий день.
Затем авто должно ездить до тех пор, пока бак не станет абсолютно пустым. Исходя из показаний спидометра надо определить, сколько километров понадобилось для полного опустошения бака. Наконец, количество литров нужно разделить на количество километров. В итоге получится цифра, показывающая, сколько бензина расходует машина при проезде одного километра.
В нашей жизни мы время от времени имеем дело с обстоятельствами, когда не рассчитали бюджет до зарплаты или непредсказуемая ситуация побудила потратить больше, чем задумывалось.
В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.
Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3. Пример 3. Водителю автомобиля ВАЗ-212300 «Шевроле Нива», принадлежащего казенному учреждению образования, для осуществления служебной поездки выписан путевой лист. За время поездки данным автомобилем пройдено 286 км. Фактический расход бензина составил 35 л, при норме 30 л (норма расхода топлива равна 10,5 л на 100 км). Перерасход бензина составил 5 л.
Водитель, как правило, самостоятельно определяет АЗС, на которых осуществляет приобретение топлива и смазочных материалов исходя из условий выполнения маршрутного (производственного) задания.
Платежная ведомость подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.
По окончании каждого календарного месяца по каждому водителю составляется отчет об использовании полученных для приобретения топлива и смазочных материалов денежных средств. Отчет в обязательном порядке составляется при возвращении из длительных командировок, при постановке закрепленного за водителем автомобиля в длительный ремонт, при уходе в отпуск, увольнении, переводе на другое место работы.
Транспортные средства используются в деятельности практически любого учреждения, в том числе культуры и искусства, поэтому вопросы учета горюче-смазочных материалов (ГСМ) являются актуальными во все времена. Следовательно, бухгалтерам необходимо знать особенности приобретения и списания ГСМ. Их мы и рассмотрим в данной статье.
Причем если по условиям договора право собственности на топливо переходит к покупателю после осуществления оплаты, то уже в этот момент следует приходовать ГСМ на субсчет 203.
При получении авансового отчета бухгалтер должен проверить правильность его заполнения, подсчета израсходованных сумм и отражения приобретенного ГСМ в количественном выражении в разрезе конкретных его марок.
Приобретение ГСМ с помощью государственных закупок
На сегодняшний день нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, а также Рекомендации по их использованию утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее — Рекомендации N АМ-23-р).
Разумеется, эту точку зрения можно пытаться оспорить, опираясь на более свежую позицию ст. 188 Трудового кодекса РФ. Но ведь и в письме Минфина речь шла о том, что при расчете компенсации нужно учесть все особенности использования личного автомобиля работником в производственных целях. А для налогообложения существует норма, и она однозначна.
Из письма Минздрава РФ и Минтранса РФ от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 “О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств“ (далее — Письмо N 2510/9468-03-32) следует, что в каждой организации, имеющей автотранспорт, необходимо организовать и в обязательном порядке проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей автотранспортных средств.
Таким образом, на наш взгляд, в рассматриваемой ситуации не возникает налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц.
По какой форме составлять авансовый отчет
В том случае, если имеются расхождения с данными документов поставщика при приемке материалов, поступивших без документов, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004) (Приложение 2 к Инструкции N 25н). Форма утверждена Постановлением N 71а <2>.
Начнем с новации. Методические рекомендации по нормам расхода топлива и смазочных материалов для ряда марок автомобилей, выпущенных с 2008 года, в очередной раз обновлены (распоряжение Минтранса от 06.04.2018 № НА-51-р). Примечательно, что документ действует с 4 апреля, однако в правовых базах появился совсем недавно. С «рекомендательными» документами такое случается.
ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты.
Отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано контролирующими органами как нарушение законодательства об охране труда и повлечь на основании ст. 5.27 КоАП РФ наложение на должностных лиц штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб.
Компенсация, выплачиваемая работнику в соответствии с законодательством, в пределах утвержденных норм не облагается налогом на доходы физических лиц (ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (ст. 238 НК РФ). В данном случае законодательный документ — Трудовой кодекс РФ.
Согласно п. 4 Рекомендаций N АМ-23-р нормы расхода топлива устанавливаются для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению. Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса.