Основания заполнения путевого листа
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основания заполнения путевого листа». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Какова периодичность выписки путевых листов и с какой степенью детализации нужно расписывать в них маршрут транспорта? Не обязательно быть крупной транспортной компанией, чтобы столкнуться с такими вопросами.
На практике многие компании, имеющие автомобили, вовсе не занимаются деятельностью по оказанию услуг, связанных с перевозкой пассажиров и грузов. Они используют машины сугубо для служебных целей.
При рассмотрении данного вопроса интерес представляют разъяснения Минтранса России, содержащиеся в письме от 17.03.2017 № 03-525ПГ. В нем специалисты ведомства указали, что с точки зрения гражданского законодательства деятельность по перевозке пассажиров и грузов рассматривается исключительно с точки зрения оформления договорных отношений.
Содержание:
Основания для оформления путевых листов
В путевой лист обязательно вносятся данные о предрейсовом и послерейсовом медицинских осмотрах водителя. Врач фиксирует дату и время его проведения, а также свои фамилию и инициалы. Каждая такая отметка заверяется подписью врача. Согласно новым правилам дополнять вышеперечисленное еще и специальной печатью больше не нужно.
Путевой лист легкового автомобиля заполняется диспетчером или, при его отсутствии, бухгалтером. Этот документ нужно оформлять ежедневно, особенно в автотранспортных предприятиях. Если рабочий день в компании состоит из нескольких смен, то желательно заполнение путевых листов производить на каждого водителя (смену).
Суд коснулся и оснований для списания бензина. Таковыми «…как правило, являются путевые листы, а также кассовые чеки АЗС, другие документы, позволяющие установить стоимость приобретенных горюче-смазочных материалов». Фирма же платежные поручения и чеки предъявить могла, следовательно, расходы она, указал арбитр, формировала верно. Данная форма документа применима к внутриреспубликанским грузоперевозкам, а также к перевозкам в страны ближнего и дальнего зарубежья.
Используя программное решение «АвтоГРАФ.PRO», можно выгружать необходимые данные в вашу учётную систему, например в 1С, и заполнять путевые листы автоматически. Это сэкономит вам и вашим сотрудникам немало времени и сил, так как не придется вручную вносить в ПЛ реквизиты, которые уже есть в 1С, и данные о пробеге и расходе топлива, которые собирает и передаёт в 1С система мониторинга транспорта.
По мнению чиновников, путевой лист может являться одним из документов, подтверждающих в целях налогообложения прибыли расходы на приобретение ГСМ (письма ФНС России от 22.11.2010 № ШС-37-3/[email protected], Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).
Полагаем, что порядок внесения исправлений в путевые листы организации должны установить самостоятельно.
Солигорска (ул. Солнечная, 15) в г. Борисов (ул. Гагарина, 9) перевезти запчасти. Экспедитору оформляется командировка на 2 дня: с 6 по 7 августа и путевой лист.
Сроки оформления путевых листов
Для упрощения процесса создания и ведения путевых листов есть специальные программы. Они позволяют использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться, учитывая изменения законодательства. Также эти системы интегрируются с программой «1С», в которой непосредственно ведется учет, поэтому не понадобится переносить данные вручную.
Название и марка автомобиля. В том случае, когда не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате.
При принятии решения об оформлении одного путевого листа на работу легкового автомобиля в течение длительного времени в случае, когда автомобилем управляют несколько лиц, организация должна учитывать разнообразные факторы. В частности, необходимо соблюдать принцип материальной ответственности.
Согласно приказу Минтранса № 152 путевые листы «применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».
Как правильно заполнять путевой лист для автомобиля бюджетного учреждения?
В тех случаях, когда одно и то же транспортное средство эксплуатируется разными водителями в течение одного дня, в зависимости от маршрута и т.д., путевые листы выдаются на каждого водителя. Таким образом, уполномоченное лицо обязано подготовить несколько путевых листов на одно транспортное средство.
В отрывном талоне заказчика в соответствующих строках записываются наименование перевозчика, марка и государственный номер автомобиля и прицепа (полуприцепа), номер путевого листа и дата его выдачи.
В организации может быть принято решение об иной (не месячной) периодичности оформления путевого листа легкового автомобиля.
До выезда автомобиля на линию медицинский работник подписью или личным штампом удостоверяет возможность допуска водителя по состоянию здоровья к управлению автомобилем. Удостоверяется исправность автомобиля.
А вот периодичность оформления путевых листов для легковых автомобилей не установлена. Организация самостоятельно принимает решение по этому вопросу. Целесообразно, чтобы период оформления путевого листа легкового автомобиля не превышал календарный месяц.
Если вносить все адреса следования в путевой лист проблематично, можно попробовать следующие варианты.
Установите приложение Transinfo
В заключение отметим еще один нюанс. На этот раз он от бухгалтерии далек. Правила дорожного движения требуют, чтобы «в установленных случаях» у водителя автомобиля был путевой лист (п. 2.1.1). В ходе беседы инспектор ГИБДД лейтенант Алхасов В.Н.
К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки.
В ходе проверки акционерного общества «Вена» инспекторы выявили, что путевые листы были оформлены не за каждый день, а один за весь месяц. Они сочли это нарушением правил ведения путевых листов, оговоренных в постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (п. 2).
Путевой лист – это документ, с помощью которого организация, владеющая автопарком, контролирует работу водителей, а также осуществляет учет расходов на ГСМ. Показания из этого документа используются в качестве основания для начисления зарплаты водителю. Кроме того, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль.
Краткая инструкция по заполнению путевого листа на грузовой автомобиль.
Обратите внимание, что теперь формулировка «постоянная стоянка» заменена на слово «парковка». Данные изменения внесены под влиянием поправок в N196 ФЗ «О безопасности дорожного движения». Устав автомобильного транспорта, предписывающий обязательное использование путевых листов, регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (п. 1 ст. 1 Устава автомобильного транспорта).
Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс.
Если транспортное средство используется гражданином в личных целях, то надобность в оформлении путевого листа не возникает, поскольку это предусмотрено названными выше нормативными актами только для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт.
Особенности применения путевых листов
Дежурный механик при выпуске автомобиля на линию сверяет фактическое наличие топлива в баках автомобиля с показаниями, перенесенными диспетчером в путевой лист из путевого листа за предыдущий день работы, и удостоверяет своей подписью или личным штампом достоверность сделанных записей.
В настоящее время в Государственный реестр контрольно-кассовой техники включена соответствующая вышеуказанным техническим требованиям контрольно-кассовая техника, которая может использоваться при предоставлении услуг перевозки пассажиров легковым такси.
Следует отметить, что унифицированная форма путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Но сейчас формы первичных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Данный закон, как и его предшественник, не отменяет обязанности российских фирм по подтверждению фактов хозяйственной жизни организации первичными учетными документами.
На линии заполняется раздел «Маршрут следования», где указывается адрес начальных и конечных пунктов маршрута по каждой ездке. Заказчик по завершению работы автомобиля в отрывном талоне в соответствующие графы записывает время прибытия к заказчику и убытия от него, показания спидометра.
Напомним, что с 1 сентября 2011 года до 1 января 2013 года разрешения выдавались только при наличии у юридического лица или индивидуального предпринимателя на праве собственности или на условиях лизинга транспортных средств, предназначенных для оказания услуг по перевозке пассажиров и багажа легковым такси. То есть оказание услуг такси на арендованных транспортных средствах не допускалось.
Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 141 от 31/12/2008 г. подробно указаны все предпосылки превышения коэффициента расхода топлива для любых типов транспорта, при любых погодных и дорожных условиях с учетом численности населения транзитных городов и т.д. Заполняя путевой лист, не лишним будет проверить информацию о коэффициенте там.
Если у Вас есть КонсультантПлюс, Вы получите подборку в виде закладок для раздела “Избранное” системы КонсультантПлюс. Если нет — Вы получите подборку в виде демоверсии КонсультантПлюс.
При этом максимальное количество легковых такси, устанавливаемое законом субъекта Российской Федерации, не может быть менее количества действующих по состоянию на 1 июля 2014 года разрешений.
В случае если количество поданных заявлений на выдачу разрешений будет превышать максимальное количество легковых такси, выдача разрешений будет осуществляться по результатам аукциона, проводимого в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации. Организация, проведение и подведение итогов аукциона осуществляются уполномоченным органом.
С 1 марта 2019 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений. Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому. За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС.
И, конечно, в путевых листах должны учитываться последние требования Минтранса. По этим ссылкам вы можете скачать примерные формы, актуальные для 2019 года, и работать с ними далее.
А ведь если задуматься, то, собственно говоря, зачем эту рутину проделывать каждый день? Потому что инспекторы требуют.
В нашей организации всего один автомобиль. Пользуемся мы им редко и только для нужд компании. На какой срок можно оформить путевой лист? При ручной обработке используются все данные из путевого листа и приложенных товарно- транспортных документов.