04.11.2019

Акт на уничтожение ключевых документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт на уничтожение ключевых документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Кроме заполнения образца акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения, работодатель издает соответствующий приказ о создании экспертной комиссии. Архивист, главный бухгалтер, представители юридической, кадровой службы, секретарь, представитель от руководства могут входить в состав экспертов. Некоторые организации создают постоянно действующие комиссии.

Если у вас остались вопросы по теме, то предлагаем получить бесплатную консультацию специалистов компании «Бизнес Ресурс».
Подготовка документации к утилизации – процесс сложный и требующий определенных навыков, человек без профессиональной подготовки не будет допущен к такой работе. Любой документ имеет свой срок хранения, после окончания которого, подлежит уничтожению. Выделение документов для уничтожения является одной из ключевых функцией архивариуса.

Содержание:

Суды РФ совершают преступления по ст.327, 305 УК РФ

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.
ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам.

Со временем многие из них оказываются ненужными, однако просто выбросить их нельзя. Чтобы от них избавиться, нужно составить акт об уничтожении документов.

Обратите внимание, организация должна обеспечивать сохранность документов не только на бумажных носителях, но и документов, которые хранятся в электронном виде. Электронные документы, у которых закончился срок хранения, должны быть уничтожены в том же порядке. Фамилия 27.11.2010 АКТ 24.11.2010 № 3 г. Петропавловск-Камчатский О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Какие документы можно уничтожить?

Такой «технический» акт составляется, как правило, централизованно ИТ-подразделением, которое осуществляет поддержку соответствующей информационной системы и является обязательным приложением (или второй самостоятельной частью) «организационного» акта.

Шредер – это специальное устройство, предназначенное для измельчения различной документации. Преимущество использования данного устройства заключается в его дешевизне и экологичности. После того, как с бумагой поработал шредер, она подвергается повторной переработке, а затем снова отправляется в производство.

Таким образом, можно выделить ключевые документы, которые не подлежат ликвидации. К документам с бессрочным периодом хранения относятся годовая бухгалтерская и налоговая отчетность, годовые бухгалтерские балансы.

Существует несколько разновидностей данного документа, обусловленных различностью ситуаций, при которых он востребуется.

Характеристика на ученика — скачать форму бланкаСреди различных видов школьных документов одним из важнейших является индивидуальная характеристика на ученика (либо на группу учащихся) общеобразовательного учреждения, которая призвана выполнять несколько функций.
Характеристика с места работы — скачать форму бланкаХарактеристика с места работы – это важный документ, в котором формулируются, оцениваются и анализируются деловые и личностные качества сотрудника организации. При этом выделяются как внутренние, так и внешние характеристики

Выделение документов к уничтожению

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты.

Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2015 года, с 1 января 2016 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.

Допустимо и просто вносить соответствующие наименования с пометками о крайних сроках хранения и их завершения в делопроизводстве. Акт уничтожения документов (образец) подписывает то лицо, которое его составило. Проводится согласование со всеми членами комиссии.

Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

Наименование дела (общее название документа);
Крайние даты;
Номер документа по описи или номенклатуре;
Количество хранящихся экземпляров;
Период хранения;
Статьи согласно Перечню.

Как оформить уничтожение документации

Акты Процедура уничтожения документации не такая простая, как кажется на первый взгляд. Обязательно должен быть составлен акт на уничтожение документов, типовой бланк которого можно скачать внизу статьи.

В акте может насчитываться более сотни позиций. Чем их больше, тем тщательнее организация относится к процедуре ликвидации бумаг. Список указанных в акте бумаг должен в точности соответствовать реальной картине их истребления. В противном случае уничтожение характеризуется как незаконное.

Посмотрев на акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно отметить, что полное описание включаемых в него дел отличаются от тех описаний, которые вносят в описи, в которых каждое дело описывают в индивидуальном порядке. В акте просто указывают общее количество соответствующих дел одного вида.

Нередко в ходе работы экспертной комиссии выявляют несколько экземпляров соответствующих документов, подлежащих постоянному хранению, к примеру, один относится к оригиналу, другие – к копиям (или дубликатам). В этом случае оригинал нужно оставить в архиве для его дальнейшего хранения, а все копии и дубликаты уничтожить.

К СКЗИ относятся как сами программные или аппаратно-программные средства, так и ключевая информация необходимая для их работы и техническая документация на СКЗИ.

Составление акта на уничтожение бухгалтерских документов

Обратите внимание, при уничтожении документов необходимо придерживаться следующих правил:

уничтожать документы необходимо санкционированно, согласно утвержденному порядку. Нельзя проводить изъятие бухгалтерских документов и уничтожать их без акта о выделении их к уничтожению;
уничтожать документы необходимо обязательно таким образом, чтобы полностью обеспечивалась строгая конфиденциальность всей содержащейся в них информации. Документы необходимо уничтожать со всеми копиями.

Чтобы правильно составить акты на уничтожение бухгалтерских документов, ознакомьтесь с примером их заполнения.

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

После подробного рассмотрения документов экспертная комиссия принимает решение о выделении к уничтожению документов, у которых закончился срок хранения в архиве. Бухгалтерские документы, согласно решению комиссии, вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, далее не подлежащих хранению.

В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения – те разделы сводной номенклатуры дел (или их копии), которые были направлены в подразделение службой делопроизводства после согласования ЭК и утверждения руководителем. Поэтому чем лучше составляется номенклатура дел, тем легче на ее основе потом составлять описи дел и акты о выделении документов к уничтожению.

При составлении акта рекомендуем службе делопроизводства в табличной части документа выделять разделы с наименованиями соответствующих структурных подразделений в таком же порядке, как это оформляется в годовых разделах сводных описей дел, и проверять сроки хранения документов, которые были установлены в номенклатурах дел структурных подразделений.

Метод уничтожения документов предприятие может выбрать произвольно (уничтожение физическим, химическим или термальный способом).

Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ — читайте здесь.

Избавиться от них можно, проведя необходимые процедуры. Что говорит закон Основным документом процесса уничтожения является акт о выделении бумаг. В нем представлен перечень ликвидируемых документов и их количество.

В каком порядке проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл.

Ее не включают в архивный фонд, а хранят на местах, в соответствующих отделах. По истечении установленных сроков и проведения экспертизы ценности эти бумаги утилизируются. Согласно Приказу Министерства Культуры №526 от 31.03.2015, проверку ценности проводят с периодичностью раз в год.

Приказ оформляется на бланке организации. В нем указывают:

название компании;
дату, номер, место составления;
смысл приказа (о создании комиссии);
текст, для чего она создается (определения длительности хранения, сбора бумаг к уничтожению);
состав;
положение о деятельности (если комиссия постоянно действует);
подпись и ФИО лица, контролирующего исполнение приказа (директора);
подписи и ФИО ознакомленных сотрудников.

Документы с временным сроком хранения находятся в архиве. По истечению определенного срока их списывают и проводят уничтожение. Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения прописана законодателем.

После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией. Как правильно уничтожить документы Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много).

Цель оценки — удостовериться в том, что выделенная к утилизации документация не содержит актуальной и важной для компании информации и обладает завершенным сроком хранения.

Во-первых, после уничтожения освобождается место. Причем чем дольше в компании не уничтожали документы, тем больше места освободится.

Утилизация служебных бумаг проводится ежегодно. Это обусловлено тем, что многие из них теряют свою актуальность и ценность по прошествии определенного срока. Данная процедура строго актируется и имеет ряд важных нюансов.

Акт об уничтожении документов образец 2018 года

Бухгалтерскую документацию, срок хранения которой закончился, изымают из подразделений организации. В ходе данной процедуры важно проследить за тем, чтобы ее срок истек до 31 декабря предшествующего года. В случае, когда он завершается в текущем году, утилизацию можно будет провести лишь через год.
Каждое дело, помеченное отметкой ЭПК, подлежит полистному просмотру. Это необходимо, чтобы выявить бумаги постоянного срока хранения, которые могут быть в подшивке. После этого дело выделяется к утилизации и включается в список.

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

В конце сводного акта (см. оранжевую заливку в Примере 2) предусмотрено оформление отметки о фактическом уничтожении документов и дел, например, путем шредирования.

Привет, меня зовут Майя, просто делюсь своим опытом

Организация должна беречь их не менее пяти лет после отчетного года. Однако для некоторых документов могут быть установлены отдельные сроки.

При этом созданная резервная дискета учитывается аналогично первоначальной, под следующим порядковым номером, только в графе 4 пишется номер экземпляра «2».
Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.