Где хранятся приказы по штатному расписанию
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где хранятся приказы по штатному расписанию». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение).
Если штатное расписание храниться на электронном носителе в информационных системах, то его хранение производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г.
Содержание:
Приказы по основной деятельности: правила оформления и сроки хранения
Форма приказа об утверждении штатного расписания не установлена, поэтому данный приказ составляется в произвольной форме.
Штатное расписание может утверждаться один раз и на несколько лет. У работодателя нет обязанности утверждать штатное расписание, например, ежегодно. Такая необходимость может возникнуть в случае внесения в него изменений.
Приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старое расписание.
Приказ об утверждении и штатное расписание в оригинальном виде должны храниться в папке «Приказы по основному виду деятельности». Кадровая служба предприятия считает своей прерогативой хранить оригинал. Чёткого регламента в этом вопросе нет.
Кроме того, трудовая инспекция может расценить отсутствие данной документации как нарушение, за что руководителям придется нести ответственность в соответствии со статьей под номером 5.27 КоАП.Указание в штатном расписании должностей внештатных работников 2. Порядок внесения сведений в штатное расписание В начале заполняется шапка документа, указывается наименование предприятия в соответствии с учредительными документами.
Указывается код по ОКПО. Заполняется поле «Номер документа». Проставляется текущая дата составления документа. В графе «На период» указывается период действия штатного расписания. В гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже – общее количество штатных единиц организации или предприятия.
- Что такое «Штатное расписание»
- Функции штатного расписания
- Штатное расписание – обязательный документ
- Какой срок действия штатного расписания
- Сколько и где хранится штатное расписание
- Кто составляет
- Сколько копий ШР должно быть на производстве
- Изменение штатного расписания
- Есть ли обязательная форма штатного расписания
- Структура штатного расписания организации
- Как составить штатное расписание
- Утверждение штатного расписания
- Заключение
В случае необходимости документы могут быть выданы из архива руководителю предприятия или доверенным лицам. На крупных предприятиях новое расписание составляется на срок не менее года.
Четких сроков, на которые составляется расписание, нет — документ можно составить на полугодие или год, или даже на несколько лет, если фирма не нуждается во внесении изменений. Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия. Так, документация должна храниться не менее 3 лет, с года, следующего за тем, в котором была утрачена сила документа.
Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
В нем указывается список должностей, специальности и квалификация работников, количество вакантных и занятых мест. Вести такой документ необходимо в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1, где указывается форма Т-3 – именно по ней необходимо формировать данный бланк.
При работе с распорядительными документами (приказами, распоряжениями) нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их систематизировать, чтобы, во-первых, это было удобно для текущей работы с документами и, во-вторых, не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях последующего хранения.
Различные справки, уточнения, предложения и заключения, так или иначе касающиеся данного бланка, должны храниться в архиве в течение 5 лет после момента подписания руководителем и вступления в силу. Конечно, они так же выступают в роли важных внутренних распоряжений, но, все же, имеют не столь огромное значение, как непосредственное расписание. Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании.
Опломбируем кадровые документы Кого можно назначать ответственным за хранение штатного расписания? Обычно, на предприятиях ответственным лицом, которому поручается хранение важных внутренних документов, назначаются работники отдела кадров или бухгалтерии.
Если бланк составлен в письменном виде, располагать его необходимо в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель. Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо.
В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.
В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации. Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел.
Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
В одном из писем, присланных в редакцию журнала, был вопрос о том, какие приказы следует относить к приказам (распоряжениям) по основной (производственной) деятельности, а какие – к приказам (распоряжениям) по административно-хозяйственным вопросам. Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет.
Срок хранения приказа об утверждении штатного расписания
Он помогает ей вести учет поименного состава работников каждого подразделения. Закон предусматривает ежегодное составление штатного расписания или обновление его с периодичностью, предусмотренную внутренним нормативным актом компании. При выборе, с какой периодичностью составлять расписание, необходимо учитывать численность и структуру организации.
Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности». Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения.
На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии. Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР.
Росархивом 06.10.2000). Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
При этом штатные расписания должны храниться отдельно от приказов по основной деятельности в соответствии с номенклатурой дел работодателя. Графики отпусков хранятся 1 год (ст. 356 указанного Перечня). При этом унифицированная форма графика отпусков № Т-7, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, содержит реквизит «Гриф утверждения документа» со словом УТВЕРЖДАЮ.
Документ, отражающий структуру и состав работодателя, утверждается приказом по основной деятельности, являясь его приложением, и закрепляется подписью руководителя или уполномоченного лица.
Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним.
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию отличную от приказов по основной деятельности. Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания. Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы.
Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии
Штатное расписание – обязательный документ На каждом предприятии существует большое количество документации.
А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений. Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг.
Так, если штатное расписание содержится на бумажном носителе, то оно хранится, как правило, в металлических сейфах и (или) запирающихся шкафах.
Расчеты по указанным договорам должны производиться исходя из результатов, отраженных в двустороннем акте.
Как хранить документы в кадровой службе Читайте по теме в электронном журнале Сроки хранения штатного расписания В Перечне типовых архивных управленческих документов, а именно к таким относится штатное расписание, сказано, что бланки необходимо хранить на предприятии постоянно. Инфо Указывается должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка.
Структура штатного расписания организации ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ. Первая часть документов содержит следующую информацию:
- Наименование организации, согласно учредительным документам;
- Код ОКПО;
- Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
- Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
- Общий штат сотрудников.
Следовательно, приказы (распоряжения), не относящиеся к группе приказов (распоряжений) по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, составляют массив приказов (распоряжений) по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений), не представляется возможным.
Где хранится штатное расписание организации
В документ можно вносить изменения по ходу осуществления трудовой деятельности, но любые корректировки должны быть в обязательном порядке подкреплены приказом руководителя.
Поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.
Штатное расписание может утверждаться приказом руководителя организации, или лицом, которое на основании организационно – распорядительных документов, несет ответственность за организацию кадрового учета и ведение штатного расписания.
Необходимо обращать внимание на периодичность обновления расписания, так как оно может быть бессрочным и неизменным, что встречается редко, или утверждённым на какой-либо срок, а значит, требуется его постоянное обновление.
Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет. В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника, так что Законодательство лишь отчасти может регламентировать правила, касающиеся данного документа. Если бланк составлен в письменном виде, располагать его необходимо в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель.