Можно ли хранить копии документов в личных делах сотрудников?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли хранить копии документов в личных делах сотрудников?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если такие цели отсутствуют или хранение копий паспорта, свидетельства с указанием ИНН, документов об образовании и т.д. является избыточным с точки зрения достижения целей обработки персональных данных работников, хранение таких копий противоречит требованиям закона.
Поэтому нецелесообразно заводить еще одну специальную папку для того, чтобы хранить дополнительные копии тех же документов. Лучше принять меры к тому, чтобы упорядочить работу с персональными данными и ограничить к ним доступ (поместить в закрывающиеся шкафы, выдавать уполномоченным лицам строго под роспись и т. п.).
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?
Содержание:
Документы для личного дела работника и его формирование
Ч. 1 ст. 23 Конституции РФ закрепляет право каждого на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Согласно ч. 1 ст. 24 сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.
В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Некоторые инспекторы Роскомнадзора и суды указывают, что хранить в личном деле копии документов без цели нельзя. При этом неважно, предоставил ли работник на это согласие или нет (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013). Уникальный календарь кадровика на 2018 год Все необходимые дела кадровика разложены по месяцам с комментариями:.
В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.
При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц. На вопрос, что такое дело, отвечает подп.
Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015.
В Белебее в семье Шаяновых произошла трагедия – в страшном ДТП четыре месяца назад погибла 19-летняя девушка.
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.
Как правильно хранить копии документов в личном деле работника
Ст. 86 ТК РФ устанавливает, что обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в следующих целях:
- обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
- содействие работникам в трудоустройстве;
- получение образования и продвижение по службе;
- обеспечение личной безопасности работников;
- контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Все сообщения ИА «Башинформ» предназначены для пользователей старше 18 лет. При перепечатке или цитировании ссылка на ИА «Башинформ» обязательна. Для интернет-изданий и социальных сетей прямая активная гиперссылка обязательна.
В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Учет, внесение изменений и хранение
Кроме того, процедура ведения личных дел сотрудников может быть предписана управляющей компанией (иными словами, вышестоящей организацией). При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.
Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи).
Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).
Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.
Если копии паспортов организация хранит в личных делах, при проверке Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные сотрудников и оштрафует.
Если — нет, то какие за это штрафы? Если — да, то приведите, пожалуйста, пример согласия работника на обработку персональных данных, которое бы позволяло работодателю снимать и хранить копии перечисленных документов?
Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003.
Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.
Как вести личные дела работников
Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных. В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.).
Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников.
Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.
Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье. 28 января 2019 Автор: Полозкова Майя Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.
Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.
Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.
Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье.
Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.
Как отметил Роструд, работодатель должен получить письменное согласие работников на хранение персональных данных. Образец такого документа мы привели ниже. Штраф за хранение копии паспорта без такого согласия предусмотрен статьей 13.11 КоАП РФ и составляет для юрлиц от 30 до 50 тыс. руб.
Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.
Какие документы входят в личное дело сотрудника
Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял.
В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.
Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.