В целях упорядочения движения документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В целях упорядочения движения документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Положение о службе хранения машиночитаемых документом устанавливает структуру, права и обязанности этого подразделения, исходя из условий конкретного ВЦ. Положение утверждается руководством ВЦ.
Для ООО «ДИН», как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах.
Регистрация входящих документов ООО «ДИН» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.
Содержание:
В Целях Упорядочения Документооборота Между Отделами
А вот с требованием и существованием порядка ради порядка, пожалуй, стоит согласиться и оставить все без изменений. Действительно, я согласен с тем, что простые процессы при излишней бюрократизации приводят к их усложнению, что неизбежно ведет к их неэффективности и неудобству как для участия со стороны персонала, так и со стороны внутренних контролирующих органов.
График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечивать оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которых проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также оказывать содействие улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.
Если иное не установлено нормами законодательных актов и постановлений Совета Министров Республики Беларусь либо документами, указанными в подпункте 6.2 пункта 6 настоящего Положения, способ предоставления запрашиваемой информации определяется запрашивающим государственным органом, иной организацией.
Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться.
Они составляются для следующих целей:
- в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
- в виде запроса для последующего получения ответа.
Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».
Подлинники машиночитаемых документов выдаются службой хранения для внесения в них изменений, а также для изготовления с них копий. Дубликаты и копии машиночитаемых документов выдаются для использования.
Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
В целях упорядочения документооборота между отделами
Приоритеты, динамика и функциональность Внешний контур документооборота всегда ограничен, неприхотлив и отличается статической стабильностью. По большому счету, ему следует придавать значение не большее, чем он того заслуживает.
Дополнительные требования к хранению машиночитаемых документов, относящихся к программному обеспечению, определяются исходя из Положения о Государственном фонде алгоритмов и программ (1979).
В случае необходимости служба хранения может создавать и другие виды информационно-поисковых справочников: перечни информационных массивов, различные указатели, отражающие организацию массивов информации конкретного ВЦ.
Для этого его размножают оперативными средствами и копии одновременно передают всем участвующим в его согласовании.
Организация работы с документами (управление документацией) — создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ее потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.
Утверждение документов производится двумя способами: проставлением грифа утверждения или проставлением подписи.
Для организации оперативного поиска документов и машинных носителей, на которых они записаны, служба хранения документов ВЦ создает ИПС.
Утверждение документов производится двумя способами: проставлением грифа утверждения или проставлением подписи.
Основу информационно-поискового аппарата составляют учетные документы (журналы и карточки магнитных носителей и машиночитаемых документов). Учетные карточки машиночитаемых документов могут систематизироваться по задачам, названиям и кодам документов, а внутри — по номерам или наименованиям подразделений, фамилиям пользователей и т.д.
К общим атрибутам относятся:
- Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер.
Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг.
В целях упорядочивания документооборота
Следует отметить, что эффективность принятых управленческих решений на предприятии прямо зависит от оперативности (скорости) организованного документооборота. Для получения своевременной и качественной информации необходимо организовать такую систему сбора и обработки документов, которая бы обеспечивала ускорение документооборота.
Приоритет собственной системы обработки информации, важной частью которой всегда является электронный документооборот, не вызывает никаких сомнений.
Запрос о предоставлении информации оформляется в соответствии с требованиями законодательства о делопроизводстве и подписывается руководителем государственного органа, иной организации.
Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.
В целях упорядочивания документооборота приказываю
Организация документооборота ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
Этот процесс должен быть организован так, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом.
Сегодняшняя статья посвящена связанному процессу подготовки, регистрации и отправки исходящей корреспонденции, при разработке которого есть несколько ключевых аспектов, на которые хочется обратить особое внимание.
9 Правила составления и оформления распорядительных документов
Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)».
Документационное обеспечение — важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия.
Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.
Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»
Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов. И там же определены случаи, когда и на сколько размер премии может быть снижен.
Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения.
Утвердить прилагаемое Положение о порядке сбора информации, не содержащейся в государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности.
Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование. Ведь документ — это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность.
Тема_4_Организация документооборота.doc
Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право — и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства.
Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.
Совершенствование первичного учёта и документооборота в организации
Настоящим Положением определяется порядок сбора информации, не содержащейся в государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности (далее – информация), республиканскими органами государственного управления и иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, облисполкомами и Минским горисполкомом (далее – государственные органы, иные организации).
Извне в организацию поступают документы, внутри требуется также создавать документы, часть из которых носит регламентированный и обязательный характер. Если документ подписывается лицами одинаковых должностей, их подписи располагаются на одинаковом уровне.