Расчет суточных при командировке
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет суточных при командировке». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Суточные нормы в командировке 2019 должны быть в обязательном порядке прописаны в локальном акте компании, либо в коллективном договоре.
Для подсчета точного количества дней в рабочей поездке понадобятся билеты в обе стороны, календарь и калькулятор (если командировка длительная).
Содержание:
Пример расчета суточных при загранкомандировке
Но какие правила такой процедуры действительны в 2019 году? Командировки – это также работа, от которой в общих случаях работник не может отказываться.
С учетом всех этих моментов и считаются дни пребывания в командировке. Таким образом, бухгалтер или иной сотрудник, ведущий документацию по командировкам, должен исходить из документально подтвержденного времени приезда и отъезда командированного и по календарю должен посчитать количество полных суток от первой даты до второй включительно. В Москве автомобилей, которые зарегистрированы на иногородних граждан, очень много. Соответственно, гражданин, постоянно работающий и проживающий в г. Москве, но прописанный в ином городе, по факту очень часто не знает о наличии у него штрафов и, соответственно, не оплачивает их.
Суточные при однодневной командировке
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены?
Бухгалтер подсчитывает командировочные дни по билетам на поезд или самолет и времени отправления транспортного средства.
Работник трудоустроен 01.01.2017 и получает 25 000 руб. Уходил в отпуск с 10.07.2017 по 23.07.2017. Командирован на период 22.01.2018–24.01.2018.
И все же на развитие событий влияет несколько факторов:
- сознательность подчиненного;
- отношения между руководителем и работником и в целом между сотрудниками в компании;
- корпоративная культура;
- ситуация на производстве и др.
Суточные в иностранной валюте
Важно! Задержка в командировке должна быть подтверждена документами, иначе учесть такие расходы при расчете налога на прибыль будет нельзя.
Расчётный период: 1 января — 31 декабря 2017 года. Количество дней: 237 (247 рабочих в 2017 минус 10 отпуска).
Суточные, как и средний заработок, а также сторонние затраты работника (связь, виза и т. д.) обеспечивает организация-работодатель, если другие положения не утверждены предварительно заключённым договором.
Работник в командировку отправляется на 4 дня, при этом, устанавливается, что проживать он будет в отеле.
Как уже говорилось, размер суточных устанавливается самим предприятием и прописывается в положении, но существует максимальная сумма, которая не облагается подоходным налогом. Если командировка предполагает нахождение в стране, сумма составляет 700 руб.
Как только личность вернётся в свой город, в течение трёх дней следует представить авансовый отчет. Там указывается всё, на что были затрачены деньги, и прикладываются соответствующие квитанции. Отчет будет принят организацией, а затем проанализирован.
Командировочные расходы могут осуществляться принимающей стороной, если между ней и работодателем заключено соответствующее соглашение. При этом оформляет поездку, принимает отчёты о командировке и выплате расходов в этой ситуации всё равно работодатель.
Собственно, расчет зарубежной командировки каждая организация будет самостоятельно проводить. Но однозначно можно сказать, что суточные расходы сотрудник не обязан подтверждать квитанциями. А вот все остальные траты нужно доказывать чеками.
Командировочные расходы могут осуществляться принимающей стороной, если между ней и работодателем заключено соответствующее соглашение. При этом оформляет поездку, принимает отчёты о командировке и выплате расходов в этой ситуации всё равно работодатель.
Работодатель, который направляет сотрудника в командировку, обязан возместить ему командировочные расходы.
А для иностранцев может считаться что сотрудник был в командировке только два дня. При этом суточные у иностранных компаний за два дня ощутимо больше стандартных российских за четыре.
Расчет суточных. Размер суточных, установленных в организации умножают на количество дней, которые мы определили выше. Если сотрудник также был в загранкомандировке, то установленную в организации сумму суточных нужно умножить на дни командировки за пределами РФ.
Но формально требовать от сотрудника в день возвращения из командировки идти на работу никто не может.
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных
Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ.
Обязательно должен быть авансовый отчёт, которые уже составляется после окончания путешествия. Там уже указываются те траты, которые были необходимы в период командировки. Если сотрудник не представит данную бумагу в течение трёх дней, то тогда это будет считаться нарушением законодательства.
Также в качестве подтверждения наличия командировки могут выступать данные о получении визы, паспорта, приглашений, аналогичных документов, определяющих приглашение компании на посещение определенного мероприятия и пр.
В соответствии с законом все дни, которые работник провел в командировке, должны быть наделены суточными выплатами, причем в обязательном порядке учитываются и выходные дни. Например, человек выехал в командировку в воскресенье, а в субботу приехал домой. В данной ситуации, оба выходных должны быть оплаченными, то есть, работник должен получить суточные нормы.
Расчет суточных при командировке
Нужно определить количество дней в отчетном периоде, в течение которых человек работал фактически. Например, период отчетности составляет 12 месяцев до момента отправки в командировку. Теперь нам нужно будет осуществить отчисление тех дней, в которые работник не выполнял свои обязанности. Из данного периода отчисляются командировки, больничные и другие варианты отгулов без оплаты.
Когда служащего направляют в командировку, фирма гарантирует ему компенсацию всех расходов, связанных с этим заданием.
В компаниях, где предусмотрено участие иностранных организаций или же оплата поездки осуществляется заграничными партнерами, дни командировки могут считать по-другому. В этом случае они представляют собой полные сутки, которые служащий провел в пункте назначения.
Если деловая поездка в пределах России подразумевает отъезд и возвращение работника в течение одного дня, то суточные ему не положены.
Далее компания может принять два решения: начислим дополнительные средства, если человек потратил больше выданной суммы; вернём неизрасходованный остаток.
Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.).
А так как командировочные рассчитываются по среднему, размер денежных выплат в месяце, в котором работник был в командировке, может оказаться меньше, чем если бы сотрудник в командировку не ездил.
Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.).
Размер командировочных расходов в 2019 году или так называемых суточных зависит от соглашения между работником и руководителем компании. Собственно большинство вопросов, связанных с деловыми поездками, регулирует Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Однако непосредственно нормы суточных расходов там не оговариваются.
Существуют лишь лимиты командировочных расходов, с которых не нужно удерживать НДФЛ и взносы. Эти лимиты закреплены ст.217 НК РФ. Давайте посмотрим таблицу.
Расчет суммы суточных зависит от срока планируемой поездки, а также маршрута, указанного в соответствующем приказе. После того, как сотрудник из командировки вернулся, бухгалтер пересчитывает суточные, учитывая при этом некоторые обстоятельства поездки. При необходимости сумму суточных корректируют.
Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.
Документы не по форме: что делать?
Точное количество полных дней в командировке имеет значение для расчета полагающихся сотруднику суточных и заполнения документации об отработанном им времени. В целом формальная сторона этой процедуры достаточно проста, но некоторые нюансы следует хорошо знать во избежание возможных ошибок.
Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.
Данные цифры нужно помнить, чтобы знать, как правильно считается выплата. Конечно, компания сама имеет право определить, какая сумма будет минимальной, однако если она окажется слишком низкой, работнику попросту не хватит денег.