Что такое журнал учета движения трудовых книжек: правила его заполнения, требования к документу
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое журнал учета движения трудовых книжек: правила его заполнения, требования к документу». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Прошить журнал учета трудовых книг можно при помощи шнура или толстой нитки, которую следует продеть в отверстия, заблаговременно проделанные степлером или обычным шилом.
Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой.
Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 предусмотрено 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.
Содержание:
Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение
Фамилию, собственное имя, отчество, а также дату рождения работника необходимо указывать на основании документа, удостоверяющего личность, или свидетельства о рождении.
Записи о датах учиняются арабскими цифрами, число и месяц указываются двумя цифрами, а год полностью. При занесении ФИО работника в трудовую книжку не должно быть сокращений (п. 17 Инструкции № 30).
Руководитель организации внутренним приказом назначает уполномоченное лицо и делегирует ему обязанности, связанные с учетом, оформлением, ведением, хранением, выдачей персональных трудовых документов.
Журнал выдачи трудовых книжек на руки, образец
Все журналы учета трудовых книжек подлежат опломбированию. Для этого на бумажной наклейке, скрепляющей между собой концы нитки, которой прошнурован журнал, наливается сургуч. Допускается применять номерные пломбы. Они одноразового использования и помогают обезопасить журнал от незаконного доступа.
Содержит порядковый номер строки, вносимой в Книгу. Все записи журнала, от первой до последней, должны иметь сквозной номер.
Как назначить ответственного сотрудника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек? Каков штраф за нарушения в этой области? Как организовать учет бланков трудовых книжек и вкладышей, а также самих книжек?
Аутсорсинг – это использование организацией или предпринимателем чужой рабочей силы или техники в целях получения прибыли.
Заполнение журнала учета трудовых книжек
Обычно указывают последний рабочий день сотрудника. Но если документы ему отсылаются по почте, то вместо даты их выдачи на руки указывается дата почтовой пересылки. Дополнительно к делу подшивается квитанция об отправке.
Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца.
Наличие книги учета движения трудовых книжек является обязательным требованием в компаниях любой организационно-правовой формы, а также у предпринимателей. Невыполнение такого требования либо нарушение порядка ведения книги влечет административное наказание по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (например, решение Мосгорсуда от 04.06.2012 по делу № 7-1011).
Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов.
Сотрудник предоставляет документ об образовании, к примеру, диплом, на основании которого специалист вносит сведения в персональный трудовой документ.
Стандартная форма журнала состоит из 13 разделов.
- 1 раздел содержит порядковый номер.
- Во 2-4 разделах содержится информация о дате поступления на работу соответствующего сотрудника.
- В 5 графу вносят Ф.И.О. владельца книжки.
- Серия, номер книжки и вкладыша содержатся в 6 графе.
- В соответствии со штатным расписанием в следующую графу вписывается должность принятого работника, а в 8–ю – подразделение.
- Также необходимо зафиксировать данные приказа о назначении (9 графа).
- Следующая колонка заполняется лишь в том случае, если за трудовую книжку взималась плата.
- Когда сотрудник увольняется, заполняют последние, 12 и 13 графы, когда книжку отправляют работнику почтой.
Книга учета движения трудовых книжек — это определенный документ, согласно которому ведется учет и закрепляется движение трудовых книжек на предприятии.
Существует специальная форма такого журнала, требования к ее заполнению и правила, которые были представлены в Постановлении Министерства труда РФ в приложении №3 от 10 октября 2003 года №69.
Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), предусмотрен определенный порядок обращения с трудовыми книжками.
В соответствии с ТК РФ, журнал учета трудовых книжек хранится на предприятии 50 лет. Нарушение правил его ведения наказывается штрафом. Давайте ознакомимся с тем, что представляет собой этот ответственный документ.
Журнал учета трудовых книжек (образец)
Факт получения документов необходимо заверить подписью работника. Если он лично их не получал, предусмотренная для подписи графа остается незаполненной.
На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должен быть составлен акт (п. 59 Инструкции № 30).
Данные вкладыша записываются в следующую строку журнала по порядку. Если человек пришел в организацию с уже имеющимся вкладышем, регистрируется только основной документ.
Что включает в себя учет трудовых книжек в организации
Но не все компании имеют отдельного человека или службу, занимающуюся кадровыми вопросами. В маленьких организациях это может делать сам руководитель, бухгалтер или секретарь.
В Книге делаются записи о следующих событиях:
- Получение от принятого работника его трудовой;
- Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
- Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
- Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
- Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.
Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».
Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).
Требования, предъявляемые к оформлению кадровой документации
Руководитель должен приказом назначить в своей организации лицо, уполномоченное вести выше обозначенный документ и несущее за него ответственность. В основном, это сотрудник кадровой службы, сам руководитель, либо бухгалтерия (на предприятии с малым штатом).
Есть организации, где работодатели эту законную обязанность игнорируют, так как считают это бесполезной тратой времени.
После заполнения титула сотрудник расписывается, тем самым подтверждая корректность внесённых сведений.
Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью. В последние дни каждого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книги, должен отчитаться об их сохранности.
Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец
Чтобы документ как можно дольше сохранил презентабельный внешний вид, нужно позаботиться о твердости обложки. Вести только электронную форму запрещено, так как журнал требует подписи руководителя и работника.
- Журнал должен иметь титульный лист с фиксированием организации и датой начала использования документа, а при окончании — датой закрытия.
- Записи ведутся со сквозной нумерацией. Пропуск строк не является нарушением. Все записи должны быть внесены хорошо видимыми чернилами, хорошо читаемы.
- При оформлении нужно использовать деловой стиль письма, избегая сокращений в фамилиях, именах, отчествах, должности и пр.
- В случаях, когда возникает необходимость выдачи работнику дубликата трудовой книжки, данное мероприятие должно быть зафиксировано в книге учета по всем правилам в хронологическом порядке со ссылкой «дубликат».
Корректор, полностью закрывающий ошибочный текст, использовать нельзя. Есть два способа:
- Зачеркивание неправильной фразы. Напротив ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить», дата и подпись уполномоченного лица.
- «Запись не действительна». Следом пишут нужную информацию. Дополнительно не заверяется.
Если допущена ошибка, как ее можно исправить? Тут есть свои особенности. В зависимости от того, где сделана ошибка, исправления вносятся разными способами. Рассмотрим два случая.
Страницы книги нумеруют и сшивают определенным образом: концы шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки. На полосе, фиксирующей концы нитки, указывают числом и словами количество листов и заверяют подписью руководителя. Полную нумерацию производят сразу в момент заведения.
Также можно завести такой журнал самостоятельно, но он должен строго соответствовать унифицированной форме, утвержденной Постановлением Российского Министерства Труда.
Ведет и заполняет этот вид учетной документации любой сотрудник бухгалтерии, в функциональных обязанностях которого прописана эта его обязанность и который несет материальную ответственность за данный вид документации в этой организации.
Данные о сотрудниках, датах трудоустройства и занимаемых должностях работодатель или специалист отдела кадров записывает в журнал регистрации трудовых книжек. Закон требует, чтобы такая регистрационная книга была у каждого юридического лица и ИП, имеющих наемных работников. Отсутствие документа рассматривается как нарушение законодательства.
При проверке на должностное лицо могут наложить штраф размером 500 — 5 000 руб. В случае привлечения к ответственности организации, размер санкции будет значительно выше. Он может составить от 30 000 — 50 000 руб.
Коллеги, поделитесь Вашим мнением: что понравилось, чем можно дополнить тему и т.д. Ваше мнение важно для нас.
В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек. После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового. Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка 2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.