Сроки хранения договоров в организации 2019
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения договоров в организации 2019». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Основу правовой базы, регламентирующей правила хранения различных документов, составляет несколько законодательных и нормативных документов.
Действующее законодательство предписывает коммерческим организациям оформлять практически любое значимое действие, будь то трудовые отношения с персоналом или совершенные сделки с контрагентами, специальной документацией.
В настоящее время в нашей стране действуют несколько основных нормативных документов, которые фиксируют сроки хранения документов в 2019 году в зависимости от рода деятельности компании, ее организационной формы и других значимых факторов.
Содержание:
Сроки хранения документов в организации в 2019 и 2020 году: таблица
Все такие документы, приказы, планы и договора размещаются по месту исполнительного органа общества, либо в месте, которое известно его участникам.
Наиболее часто организация создает собственный архив, в отношении которого распространяются специальные нормы.
Перечень 1 состоит из 12 разделов, в каждом их которых содержится информация о сроках хранения тех или иных договоров, связанных с определенным видом деятельности организации.
Срок хранения «постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
ОАО был заключен договор строительного подряда с физическим лицом. Каков срок хранения подобных договоров?
Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы.
При этом Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» содержит рекомендацию для составителей документов о включении в текст каждого из них сведений о требуемых сроках хранения: это позволит избежать ошибок и недоразумений, в результате которых важные бумаги могут быть уничтожены до истечения установленного периода сохранности.
Документы, предназначенные для краткосрочного хранения, продолжительность которого не превышает 10 лет, следует держать в архиве самой компании, а после истечения этого периода их следует уничтожить согласно принятой процедуре.
Обязательство по хранению служит целям сбережения имущества, если сами организации или граждане не имеют возможности в течение определенного времени самостоятельно хранить у себя это имущество.
Срок хранения документов в 2019 году: таблица
Каковы сроки хранения документов в организации? Какая ответственность грозит тем, кто нарушил эту процедуру? Ответы на эти и другие вопросы найдете в статье. Скачайте шпаргалку по хранению кадровой, бухгалтерской, налоговой документации.
Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты. И вот настал год, когда можно уничтожить те или иные документы. Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя.
Некоторые руководители крупных компаний предпочитают передавать хранение архивной документации на аутсорсинг, привлекая к сотрудничеству предоставляющие подобные услуги специализированные фирмы.
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях).
Прочий массив документов размещается в архиве на период, определяющийся типом документов. Все сроки менее 50 лет именуются ограниченными. 5 лет хранятся составляющие дел, связанные с зарплатой, ее исчислением и выплатой. Однако некоторые бухгалтерские документы (например, лицевые счета) должны сохраняться 75 лет.
Внимательное изучение приведенных выше законодательных и нормативных актов позволяет сделать вывод об основных правилах и сроках хранения самых важных документов организации.
Прочий массив документов размещается в архиве на период, определяющийся типом документов. Все сроки менее 50 лет именуются ограниченными. 5 лет хранятся составляющие дел, связанные с зарплатой, ее исчислением и выплатой. Однако некоторые бухгалтерские документы (например, лицевые счета) должны сохраняться 75 лет.
Перечисленные выше цифры наглядно показывают, что грамотное ведение архивного дела требует не только серьезного внимания, но и достаточно существенных временных и финансовых затрат.
Анкеты граждан, которым отказали в найме на работу, сохраняют 3 года. Перечни сотрудников, получивших премию, командировочные удостоверения, списки пенсионеров – 5 лет. Этот же период хранения у распоряжений по хозяйственной части. А приказы, касающиеся производственной и административной сферы, хранятся бессрочно.
При использовании Перечня 1 следует четко разграничить две категории организаций:
- являющихся источниками комплектования государственных архивов;
- не являющихся источниками комплектования государственных архивов.
Уменьшение остальных сроков хранения документов (в т.ч. и договоров), установленных Перечнем 1, недопустимо. Увеличение сроков хранения возможно в тех случаях, когда это вызвано интересами конкретной организации.
Коллективный договор подлежит хранению как минимум 10 лет, штатное расписание и все его модификации – пока организация существует. График отпусков надо беречь 12 месяцев. Табели учета рабочего времени хранятся в общем случае 5 лет. В случае, если на предприятии установлены вредные и/или опасные условия труда – документ будет отправлен в архив на 75 лет.
Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.
Как долго хранить кадровые документы
Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015.
Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и сроки хранения документов в архиве по 44 ФЗ. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.
Договор может называться «Договор поставки», а по факту оказаться смешанным договором: по нему осуществляются и поставка, и сборка мебели.
Максимальный размер тома дела – 250 документов (либо 4 см). Как только он достигнут – заводится новый том. На обложке пишут: точное название предприятия (и структурного подразделения при необходимости), номер и наименование дела, срок хранения.
Перечни являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.
При этом в случае необходимости он может продлить этот срок, зафиксировав новые условия внутренним нормативным актом компании. Следует иметь в виду, что отсчет начала срока производится с начала года, который следует за годом выпуска соответствующих документов. Хранить документы допускается в любой разрешенной законом форме, включая как бумажную, так и электронную.
Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения.
Хранение договоров в организации
Что будет, если при проверке установят нарушение сроков хранения? Последует административная ответственность (ст.ст. 13.20, 13.25, 19.5-19.7 КоАПП). Сейчас при проверках контролирующие органы руководствуются Правилами организации хранения. Хотя этот акт и не отвечает всем требованиям актуального состояния делопроизводства, нового пока нет.
Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.
В ГК таковыми именуется только три типа соглашения. Первым является договор складского хранения . Положения, регулирующие его оформление, присутствуют в 908 статье Кодекса. Кроме этого, публичным считается договор хранения предметов в ломбарде и специализированных помещения транспортных предприятий (вокзалов, аэропортов).
Информация в статьях могла устареть. Для получения актуальной информации, обращайтесь к онлайн-консультанту.
Срок хранения договоров в организации в 2019 году таблица скачать
Одна из точек зрения, а именно – необходимость использования старого Перечня, высказана членом Гильдии Управляющих Документацией Натальей Храмцовской в статье «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов».
Какие-либо комментарии со стороны федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг по данному вопросу в настоящее время отсутствуют!
Чтобы не стать фигурантом нарушения, следует разобраться, какие сроки сохранения бумаг существуют, и что за дополнительные требования к этому процессу предъявляются.
Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).
Таблица сроков хранения документов в организациях в 2019 году
Внимание! Утилизация трудовых соглашений сотрудников не производится. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив. Гражданско-правовые формы уничтожаются в стандартном порядке.
Для вашего удобства мы создали таблицу, в которой указаны сроки хранения самых распространенных документов.
Минимальный срок хранения документов по закупкам по 44-ФЗ составляет три года. По истечении этого периода организация либо продолжает хранить регистры, либо уничтожает их.