Предеча дел в архив
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Предеча дел в архив». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В случае невосполнимой утраты дел составляется соответствующая справка, в которой указываются виды (разновидности) утраченных документов, их количество, период, за который они составлялись, причины их утраты.
Критерии внешних особенностей документов: юридическая достоверность документа (наличие подписей, даты, печатей); наличие резолюций, пометок; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документа.
Содержание:
Передача дел в архив организации
Согласованные экземпляры описей после утверждения ЭК сводного годового раздела соответствующей описи организации возвращаются в дела структурного подразделения и хранятся там в течение 3 лет по ст. 248 ПТУД. К описям дел, оформленным в бумажной форме, обычно дополнительно в службу делопроизводства представляются электронные копии этих описей.
В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения.
Документы предприятий, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению.
В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации.
Центральная экспертная комиссия Состав ЦЭК: заведующий архивом организации (учреждения) представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство (ведомство).
Проще говоря, в номенклатуре дел должны быть отмечены дела, имеющие постоянные и долговременные сроки хранения (в том числе и дела по личному составу), после чего в график вносят сведения о сроках передачи документации в архив, а также об участниках этого процесса. График составляется заранее на предстоящий год.
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.
Система нумерации дел в описях структурных подразделений устанавливается регламентирующим документом, который разрабатывает служба делопроизводства / архив.
Если будет выявлено, что то или иное дело отсутствует, то у службы делопроизводства есть право запросить справку о причинах такой ситуации.
В соответствии с правилами документы необходимо сдавать в архив не позднее, чем через три года, после того как завершено их делопроизводство. То есть, передача дела в архив может быть оформлена даже спустя год. Однако такая спешка не всегда бывает рациональна, так как относительно новые документы еще могут пригодиться для текущего делопроизводства.
Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Оставить заявку на архивные услуги
Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.
Передаче дел в архив университета предшествует работа структурных подразделений по подготовке дел (оформлению и описанию) в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
В этом году мы празднуем День архивов в четвертый раз. Праздник учрежден в связи с многочисленными пожеланиями коллективов архивных учреждений об установлении профессионального праздника, поддержанными Российским обществом историков-архивистов и Центральным комитетом Профсоюза работников государственных учреждений и общественного обслуживания.
Архив университета осуществляет методическое руководство по оформлению структурными подразделениями дел для передачи в архив, а также предоставляет консультации и разъяснения.
В данной статье мы подробно обсудим процесс передачи дел в архив предприятия. Первоочередными являются сразу два вопроса: какие документы необходимо будет подготовить, и за какой период времени.
При получении от иностранного государства запроса о выдаче лица, если при этом не представлено решение судебного органа об избрании в отношении данного…
Правила оформления документации при передаче дел в архив
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Особого внимания требует нумерация годовых разделов сводных описей и порядковая нумерация заголовков дел внутри описей.
Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию « Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить». Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г., « О реорганизации и централизации архивного делав РСФСР».
Одновременно нужно создать экспертную архивную комиссию в организации. Это она принимает окончательное решение о выделении к уничтожению каких-либо документов, и только на основании этого решения можно уничтожать.
Рекомендую найти книгу Г.А. Кудряковой «Архив с нуля». Отличное пособие для начинающих, единственное — составлена по законодательству Белоруссии, т.е. при составлении нормативки в РФ надо быть внимательным.
Экспертизу ценности документов проводят на основе следующих нормативнометодических документов: Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. N 3277–XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» ; Положения об экспертных комиссиях в госорганах; Ведомственные перечни.
После того как документы уже сданы в архив, осуществляют их научно-техническую обработку, которая включает также их прошивку в твердую обложку.
Прием каждого дела производится работником архива по описи, в присутствии лица, сдающего дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лиц, сдающих и принимающих дела.
Личное дело сотрудника организации Общие требования к оформлению и ведению личных дел. Организация хранения личных дел.
Документы, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02, по сдаточной описи установленной формы (см. приложение), передаются в архив организации.
Форма листа-заверителя ЛИСТ- ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В деле подшито и пронумеровано 234 (двести тридцать четыре) л. + 2 л. внутренней описи, в том числе литерные листы 98 а, 124 б. Лист 117 имеет физические повреждения – разрыв и склейка. Секретарь Подпись Ф. И. О.
Так, например, информацию об оплате труда, содержавшуюся в лицевых счетах по начислению заработной платы, в случае их утраты можно восполнить расчетно-платежными ведомостями на выдачу зарплаты или другими первичными бухгалтерскими документами, являющимися основанием для начисления заработной платы, имеющими 5-летний срок хранения.
Порядок передачи документов в архив организации.
Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки об этом вносится запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Крайними датами дел считаются дата регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Подготовка и организация процедур для передачи дел и документов на архивное хранение может выполняться непосредственно внутренними силами компании. Для этих целей создается комиссия из 3 человек, включая главного бухгалтера и штатного сотрудника, ответственного за обеспечение архивного хранения.
Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера — записать в виде файла на жестком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.
Исполненные бумаги с типовой номенклатурой систематизируются, подшиваются и нумеруются в папки дел в строгом хронологическом порядке. При этом каждая папка не может содержать более 250 листов общей толщиной не более 40 мм.
Если по каким-либо причинам (в результате пожара, затопления или какого-либо другого несчастного случая) произошла утрата документов, необходимо составить акт о происшествии в присутствии представителей соответствующих служб (пожарной охраны, водоканала и т. п. ).
Поэтому дело может разбиваться на части / тома, которые вносятся в опись под самостоятельными порядковыми номерами, что увеличивает ее объем как документа (см. цифру 1 в Примере 10).
По поводу названия — да, надо заменить положение. А все сопровождающие ваши действия документы есть в Основных правилах работы архивов организаций: и описи, и заверительные надписи, и все остальное.
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности.
Пункт 4 ст. VIII.-2:105 DCFR (подобно п. 3 ст. 224 нашего ГК) признает возможным эквивалентом передачи товаров передачу документа на них. Но если наша… Личные дела формируются в алфавитной последовательности фамилий. Акты приема-передачи составляются в двух экземплярах.