Акт по уничтожению документов с истекшим сроком хранения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт по уничтожению документов с истекшим сроком хранения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Акт и протокол имеют постоянный срок хранения. Утрата или потеря документов уже будет относится к возможному составу правонарушения, как объективная сторона того, что организация не выполнила свою обязанность по обеспечению сохранности бумаг. Важно не уничтожить документы раньше установленного для них срока, так как этот факт так же могут отнести к нарушению норм по обеспечению сохранности.
В документ методично нужно внести:
- гриф утверждения;
- название папки с делом или документа;
- даты начала и окончания дела;
- индекс по номенклатуре;
- количество томов или листов;
- срок хранения.
Содержание:
Образцы, которые оформляют для уничтожения документов
В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.
Как правило, список таких бумаг составляет лицо, осуществляющее процедуру утилизации. В него вносят полный перечень наименований, предназначенных к данной процедуре.
Что касается локальных норм компании, то функцию регламентирования в данном случае выполняет номенклатура дел организации. Отобранные документы для утилизации нужно упорядочить и описать в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Унифицированной формы акта нет, поэтому компания вправе разработать его самостоятельно.
Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.
Унифицированных форм для этих актов нет. Компания составляет их в произвольной форме. Но важно указать нужную информацию. Ведь верно составленный акт на уничтожение поможет обосновать компании расходы на утилизацию «первички». Избежать ошибок поможет наша статья.
Основной функцией экспертной комиссии является рассмотрение и принятие решений по вопросам экспертизы ценности. Данная комиссия принимает решения о согласовании и представлении на утверждение описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли.
Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.
Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.
В организациях, передающих свои документы на хранение в государственный архив, в состав этой комиссии в обязательном порядке включают работника этого архива.
В деятельности любой организации образуются документы всех трех указанных групп, что неизбежно вызывает вопрос о необходимости уничтожения документов, которые не представляют практического либо научного интереса.
Чтобы избавиться от таких документов, не привлекая сторонние компании, необходимо составить акт о том, что устаревшие и ненужные материалы уничтожены.
Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.
До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
В процессе деятельности любой организации создается значительнее число документов, однако их ценность неодинакова. Различная ценность информации, зафиксированной в документах, обуславливает необходимость ее внимательной оценки.
До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
В процессе деятельности организации создается огромное число документов. И несмотря на то что любой документ имеет свой срок хранения, многие работники продолжают «складировать» документы, срок хранения которых давно истек. Как избавиться от ненужных документов, а также выявить документы, подлежащие уничтожению, читайте в данной статье.
Порядок действий должен быть таким. Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению.
В состав комиссии, как правило, входят: представители структурных подразделений, юрист, главный бухгалтер, кадровый специалист и сотрудник, ответственный за архивное хранение.
Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс?
Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.
Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.
В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.
Со временем у некоторых хранящихся материалов, договоров, приказов и др. истекает срок давности, они теряют свое правовое значение, либо пропадает необходимость в их хранении по иным причинам.
Подписывает составленный документ тот сотрудник, который его составлял. После него подписывают сотрудники, которые входят в экспертную комиссию по данным случаям. В конце подписывает руководитель компании.
Срок хранения актов уничтожений документов с истекшим сроком
Подготовка документов к уничтожению один из самых трудоемких процессов в архивном деле. Сложности возникают, если компания не проводила плановые уничтожения. В этом случае придется перебрать документы за все годы, чтобы понять, что оставить, а что можно уничтожить.
В ходе экспертизы может быть выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения и бумаги, которые имеют длительный или постоянный срок хранения. Такую папку нужно расшить и расформировать.
На основании проведенной экспертизы, комиссия проводит заседание по результатам работы, о чем составляет протокол. Только после этого руководитель организации утверждает акт. Кто же может входить в состав экспертной комиссии? Руководитель отдела кадров, сотрудники отдела и специалист, ответственный за архив в компании.
Документальное оформление уничтожения документов
Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.
Вывод из судебной практики: Непредоставление обществом с ограниченной ответственностью по требованию налогового органа документов для проведения проверки не является основанием для привлечения общества к ответственности, если не будет доказано умышленное уничтожение документов или наличие реальной возможности их предоставления.
Если она проведена не по закону, то организация может подвергнуться наложению административной ответственности, в некоторых случаях уголовной. Предположим, что ОАО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС — 18 руб.).
Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много).
В первую очередь нужно определить документы по ценности. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет важность каждого документа и возможность уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная. Но стоимость услуг таких специализированных фирм неоправданно велика – за уничтожение нескольких томов вы заплатите минимум тысяч 30.