Оформление акта приема-передачи документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление акта приема-передачи документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Кроме того, актами приема-передачи оформляется передача документов сторонней организации, архиву и т.п. Также в качестве сторон акта могут выступать и физические лица. Оформление таких актов практически аналогично оформлению внутреннего акта за исключением того, что в акт вносятся реквизиты не одной, а нескольких организаций или паспортные данные лиц, передающих и принимающих документы.
Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.
Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel.
Образец акта приема передачи помещения
Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами.
Представим пример заполнения акта приема-передачи, которым оформлена передача документов из одного обособленного подразделения организации в другое подразделение.
Чтобы качественно выполнить опись документов, лучше в акте приема-передачи составить таблицу с колонками для нумерации, названия, описания.
Служба механизации и выпуска передает руководству проекта весь пакет бумаг, которые собраны в тома, а также другие материалы. Руководитель проекта после полной передачи проекта заказчику должен направить полный комплект готовой документации (в электронной и бумажной форме) в архив.
При передаче документации может потребоваться комиссия для проверки передаваемых/принимаемых бумаг. Состав комиссии назначается распоряжением руководителя.
Чтобы получить информацию о собственных банковских счетах, вы имеете право лично подать запрос в налоговую, например,…
Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов.
В данной ситуации оформление документов зависит от того куда они сдаются на хранение. В большинстве организации имеется свой архив и лицо ответственное за него.
Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника.
Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.
При ликвидации организации создается комиссия, которая в том числе отвечает за передачу дел на хранение в государственный архив. Это довольно трудоемкая работа, поскольку в государственной системе делопроизводства есть свои стандарты, которые обязательно должны быть выполнены для приема дел на хранение.
С момента подписания акта обеими сторонами ответственность за хранение документов принимает на себя принявшая их сторона. Никаких претензий к передавшей документы стороне быть предъявлено не может.
Передача документов производится в присутствии передающего и принимающего должностного лица. Если есть комиссия, то в присутствии всех членов комиссии.
Надо сказать, что представленный ниже образец не является обязательным к применению. Можно составить свой бланк, который отразит особенности вашего случая. Форма акта – свободная.
Акт приема-передачи документов должен составляться минимум в двух экземплярах, по количеству сторон. Если есть дополнительные заинтересованные лица — они также должны получить по экземпляру.
Форма акта приема-передачи документов законодательно не регламентируется. В организации могут иметься свои формы, разработанные с учетом ее нужд.
В первую очередь — данный акт приема-передачи нельзя составлять в электронном варианте. Составление целиком от руки тоже нежелательно, поскольку акт может потребоваться неоднократно. Оптимальный вариант — составить и распечатать бланки, которые будут заполняться по мере необходимости.
Форма акта приема-передачи документов законодательно не регламентируется. В организации могут иметься свои формы, разработанные с учетом ее нужд.
Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации.
Законодательно составление акта приема-передачи обязательно только в определенных случаях, при передаче:
- Товарно-материальных ценностей;
- Бланков строгого учета.
В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).
Полные правила оформления рассмотрены в ГОСТ Р 21.1101.2013 (пункт 8). При наличии соответствующих условий в задании на проектирование вместе с бумагами на бумажном носителе исполнитель передает проектную документацию в электронной форме.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив.
Самый распространенный и в то же время самый простой случай, когда составляется акт приема – передачи дел, это увольнение должностного лица и передача всей его документации другому.
Сначала о том, зачем может потребоваться составление актов приема-передачи документов, и при каких условиях они становятся действительными с юридической точки зрения.
Информацию о лице, которое получает бумаги. Если это контрагент по сделке, указывают его наименование, реквизиты и должность ответственного.
Часто возникает ситуации, когда нужно передать документы от одного лица другому. При передаче документации стороны оформляют акт приема-передачи, образец которого мы предлагаем скачать бесплатно в конце этой статьи.
Деловую деятельность любой организации невозможно себе представить без формирования документального фонда. Бухгалтерские, налоговые документы, распорядительная документация, описи товарно-материальных ценностей – и т.п., все это является частью делопроизводства, обеспечивающего рабочий процесс.
В случае возникновения необходимости, таблица может быть расширена для включения в нее дополнительной информации.
В этом случае акт является доказательством, что лицензиар передал необходимые сведения лицензиату. Если речь идет о передаче технологий или секретов производства, компания обязана передать второй стороне сделки материалы и инструкции по использованию. Акт передачи документов подтвердит, что лицензиар выполнил это обязательство.
Акт приема-передачи проектной документации — специальный документ, в котором отображается факт приемки/передачи проекта от одного лица другому, чаще всего от проектировщика заказчику.
Акт приема-передачи документации потребуется не только для того, чтобы оформить передачу бумаг контрагенту. Такие акты составляют, когда направляют ответ по запросу госорганов. Например, если налоговая затребовала определенные документы, нужно не только сформировать указанный комплект, но и сделать опись в акте.
Причину, по которой компания передает документы. Например, реквизиты договора, в рамках которого контрагент получает бумаги (подряда, уступки права, лицензионного и т. п.).
Block03: Блок с заголовком, текстом (нормальным/маленьким), одним фото с обтеканием, набором ссылок и кнопкой.
Как в этом случае составить акт приема-передачи документов физическими лицами или между организациями?
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
Днем приема работы считается дата подписания заказчиком акта приема-передачи проекта, а также акта по форме КС-2. После получения компанией-проектировщиком подписанного акта в течение двух суток (или другого срока по договору) он направляет заказчику счет-фактуру и счет на оплату услуг с учетом подписанного акта.
Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).
Акт приема-передачи документации относится к официальным документам с юридической силой, которые являются обязательной частью любого договора. Если в результате официального соглашения стороны подписывают какие-либо документы, то, соответственно, составляется акт приема-передачи документов, который является запротоколированным перечнем документов.