Номенклатура дел по кадровому делопроизводству
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел по кадровому делопроизводству». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы.
Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.
В вышеназванной графе ставятся отметки о действиях, совершенных с документами: например, об утрате, изъятии, переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.
Содержание:
Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве
Учет и регистрация поступления документов, касающихся личного состава предприятия, контроль за их использованием.
Как только опросный лист будет заполнен, начальник каждого отдела должен отметить, какие документы из перечня требуют хранения. Отсеиваются черновики, копии, получаемые из других отделов и подобные легко заменяемые и ненужные уже бумаги. Остаются только оригиналы документов. На этом же этапе вы узнаете, какие дела образуются в этом отделе.
Номенклатура представляет собой справочник или классификатор дел всего предприятия или его подразделений с указанием периода их хранения.
Номенклатура дел кадровой службы, форма составления
Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.
По окончании календарного года работник, ответственный за ведение номенклатуры дел отдела кадров, письменно указывает категории и количество дел с постоянным, временным (до 10 лет) и временным (свыше 10 лет) сроком хранения.
Внутренние номенклатуры компании устанавливают для всех отделов индивидуально либо совместно. Второй вариант указанных документов называют сводными.
Пересмотр, уточнение этого документа производится в последнем квартале уходящего года с той лишь целью, чтобы перед началом следующего года была сформирована, утверждена и введена новая номенклатура.
Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.
В дело вкладывают бумаги в соответствии с номерами и датами, если количество листов получается более двухсот пятидесяти, либо толщина их превышает четыре сантиметра, то данный документ следует разделить на два или несколько томов. Крупные предприятия формируют много распоряжений и прилагают их к различным делам.
В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.
Данный документ должен состоять из:
- Устава предприятия;
- Положений о всех имеющихся отделах на предприятии;
- перечней дел каждого подразделения;
- штатного расписания;
- нормативных актов, регулирующих рабочий процесс в компании;
- должностных инструкций.
Форма составления номенклатуры дел кадровой службы
На предприятиях с большой численностью сотрудников и несколькими подразделениями допускается составление отдельного списка для каждого отдела. Итогом оформления в этом случае станет создание сводной номенклатуры, отражающей дела всего предприятия. При этом названиями разделов сводного документа могут быть наименования структурных подразделений.
При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо.
Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:
- Простота поиска.
- Индексация хранящихся документов.
- Установленный срок хранения материалов.
- Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
- Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
- Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
- Составление актов на их уничтожение.
Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25.
Номенклатура дел обязательна не для всех организаций, а лишь для тех, которые включены в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. В основном это государственные и муниципальные учреждения.
С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии.
Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы
Здесь не важна последовательность, главное учесть всех. Даже если служба, отдел или управление не указали в опросном листе ни одного документа, в списке они быть должны. Кстати, отсутствие документов в отделе – это очень большая редкость и скорее исключение из правил, так что наверняка они там есть, хотя бы электронные.
Кадровое делопроизводство — это деятельность, которая предусматривает создание и организацию работы с документами личного состава по вопросам оформления приеме, переводе, увольнении, учета, аттестации, обучения, повышения квалификации, стажировки, пенсионного обеспечения работников.
Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.
Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело – это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Так, исходящее и входящее письма – это разные документы, а дело «Переписка с ООО «Северный ветер» включает в себя и входящие, и исходящие, но только относящиеся к переписке с ООО «Северный ветер».
Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.
Номенклатура дел по кадровому делопроизводству 2018
Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.
Заполняется по окончании календарного года. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» вносится запись «не формировалось».
Разработкой данного единого перечня могут заниматься сотрудники организации или сторонние специализирующие компании. Руководитель предприятия издает распоряжение по его составлению, назначая ответственных должностных лиц.
Правила составления итоговой записи к номенклатуре дел на 2016 год, которая выполняет учетную функцию, формально могут не меняться. Ведь оба срока хранения документов по личному составу (75 лет, как было раньше, и 50 лет, в связи с изменениями Закона № 125-ФЗ) относятся к срокам временного (свыше 10 лет) хранения.
При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:
- Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР.
В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.
Номенклатура дел отдела кадров на 2018 — 2019 годы — это систематизированный список, содержащий все документы этого подразделения с указанием срока их хранения.
По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на 2016 г. должна быть составлена и утверждена в конце года предыдущего – в декабре 2015.
Для чего нужна организации номенклатура дел?
Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.
Согласно ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Ее ведение обязательно для всех предприятий. В ней отражаются сведения обо всех документах, с которыми работает организация, с указанием срока их хранения. Ее оформление позволяет улучшить документооборот предприятия, систематизировать имеющиеся бумаги, а также значительно сократить время на их поиск.
Создание любого документа основывается на определенных правилах. Соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и в конечном итоге — принятию качественного управленческого решения.
Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).
Систематизация и хранение документов кадровой службы
Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать.
Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы. Сюда же — справки, переписка.