Списание трудовых книжек в бухгалтерском учете
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списание трудовых книжек в бухгалтерском учете». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В соответствии с требованиями ст. 65 ТК РФ при заключении работником трудового договора впервые работодателем ему оформляется трудовая книжка. При этом выдача работнику трудовой книжки производится за плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила N 225)).
В книге учета бланков строгой отчетности ведется аналитический учет бланков строгой отчетности (квитанционных книжек, бланков удостоверений, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и т.п.) по видам, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) бланков, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица.
Содержание:
В организации нет бланков трудовых книжек и вкладышей
По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.
Ситуации, в которых по каким-то причинам может потребоваться списание книжек, достаточно редки, но иногда всё же возникают. Четкого регламента по этому поводу нет, однако сделать всё равно придется, чтобы не столкнуться с негативными последствиями в будущем.
Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется, как правило, кадровой службой. Допускается ведение книги и другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, как принятые от работников при поступлении на работу, так и выданные работникам вновь.
Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».
При таком способе учета считается, что организация покупает книжки для личных целей работников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно приходовать.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Бланк трудовой книжки или вкладыша в нее может быть испорчен как работодателем (при заполнении, хранении и пр.), так и работником (например, при получении на руки в случае, предусмотренном ст. 62 Трудового кодекса РФ).
Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.
Причиной для списания может быть порча самой книжки и ее бланка либо вкладыша. При этом обстоятельства могут быть очень разными – начиная от ошибки кадрового сотрудника и заканчивая стихийным бедствием. Например, пожаром в помещениях, где хранили книжки. В любом случае, нужно выполнить все необходимые действия и проводки по списанию трудовых книжек.
Требования к учету и хранению трудовых книжек содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила учета и хранения трудовых книжек). Необходимо различать два вида учета трудовых книжек: бухгалтерский и кадровый. В первом случае учитываются бланки документов, принадлежащие компании, а во втором — заполненные документы, которые принадлежат работникам.
В бухгалтерском учете списание испорченной трудовой книжки и вкладыша в нее отражается по кредиту счета 006.
Таким образом, счет 41 «Товары», на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщается информация о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, может использоваться распространителями трудовых книжек.
Бухгалтерский учет трудовых книжек
Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.
I — выдача книжек не признается реализацией. Считается, что организация покупает их для личного использования сотрудников, а не для компании. Работодатель является посредником между продавцом и работником. Трудовые книжки в приходных документах не записывают.
В целях налогообложения такая операция признается реализацией товара и поэтому, как следствие, в соответствии со ст. 146 НК РФ является объектом обложения НДС (смотрите также письма Минфина России от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67) по ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Трудовые и вкладыши для них являются документами строгой отчетности. Их получают по заявлению. Через месяц кадровый сотрудник составляет отчет в той форме, которой придерживаются в организации, указывает в нем количество трудовых, вкладышей, суммы, выданные за оформление. К нему прикладывают расходный кассовый ордер. Данную документацию необходимо предоставить в бухгалтерию.
Таким образом, решение о необходимости взимания платы с работника за выдачу трудовой книжки, по нашему мнению, находится в компетенции работодателя.
На сайте Минстройархитектуры размещен проект Кодекса об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности.
Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 г.
Трудовые книжки хранят информация о местах вашей работы, о награждениях или порицаниях, о ваших увольнениях и прочих жизненных моментах.
Чтобы получить бланки трудовых книжек, ответственный за их ведение подает в бухгалтерию заявку. В конце месяца он должен отчитаться за их получение.
Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Акт на списание трудовой книжки испорченной
Отсутствие перечисленных книг либо их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность. Приобретение бланков по фактической стоимости отражается в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации расходов, утвержденной Приказом Министерства финансов РФ от 25.12.2008 N 145н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации» по коду классификации операций сектора государственного управления 226 «Прочие работы, услуги».
Первый вариант сводится к тому, что бланки трудовой книжки следует учитывать на счете 41 «Товары», а их выдачу работникам отражать как реализацию товаров по счету 90 «Продажи». Второй вариант предполагает, что бланки трудовой книжки должны быть учтены на счете 10 «Материалы», субсчет 6 «Прочие материалы», а их выдача работникам проведена как реализация через счет 91 «Прочие доходы и расходы».
Обратите внимание: при реализации товаров налогоплательщик дополнительно к цене реализуемых товаров обязан предъявить к оплате покупателю этих товаров соответствующую сумму НДС (п. 1 ст. 168 НК РФ). Следовательно, компания при выдаче сотруднику трудовой книжки должна взыскать с него полную стоимость бланка с учетом НДС.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — регистрирующий документ, который хранится (ведется) в отделе кадров или той службе, которая ответственна за прием и увольнение. В книге фиксируют серии, номера трудовых книжек, принятых при поступлении на работу или выданных сотрудникам.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ. Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться.
УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ БЛАНКОВ Для установления порядка отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению бланков трудовых книжек и вкладышей в них (далее — бланки) сначала следует квалифицировать сам объект учета. В данном случае им являются затраты организации на приобретение бланков.
Для учета трудовых книжек в бухгалтерии предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». При оформлении бухгалтерской отчетности делают простую запись с применением условной оценки — один рубль за бланк. «Входной» НДС не учитывают, стоимость документов также не подлежит налогообложению.
Регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При оформлении трудовой книжки штатному работнику и внося в нее записи и изменения, кадровый сотрудник обязан отнестись к данной процедуре очень ответственно. Сведения с трудовой книжки в будущем будут основанием для ее обладателя основой для пенсионных отчислений, получения пособия по безработице, а также подсчета стажа страхования и пр.
В п. 77, 81 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек N 40 изменения не вносились, и порядок бухгалтерского учета хозяйственных операций, связанных с выдачей работникам трудовых книжек, не изменился.
Сегодня рассмотрим тему: «списание трудовых книжек» и разберем основываясь на примерах. Все вопросы вы можете задать в комментариях к статье.
Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.
Как списать трудовую книжку по закону: 4 этапа
Если в порче бланка книжки нет вины работника, в таком случае стоимость его восстановления работодатель возмещает за свой счет. Для составления акта о списании книжек выдается приказ о создании комиссии для списания испорченных бланков, который делается в произвольной форме.
С 04.04.2018 вступило в силу постановление N 34, которым внесены изменения в постановление N 40 в области применения порядка ведения трудовых книжек.
Перечень лиц, ответственных за получение, хранение и выдачу бланков с указанием видов бланков, места их хранения и ответственного лица с указанием его должности, должен утверждаться соответствующим приказом бюджетной организации.