Должностная инструкция администратора офиса
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция администратора офиса». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Должностные инструкции Открыть в формате WORD Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.
Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией. Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера.
Содержание:
Должностная инструкция админстратора офиса
По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.
Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.
На портале могут использоваться материалы 18+, а так же изображения и описание курения и табачной продукции.
Хороший администратор понимает важность стильного оформления и чистоты зала. А также примыкающей территории снаружи.
Рабочий график на этой должности обычно определяется режимом работы заведения, так как именно администратор открывает его по утрам и закрывает вечером. Однако при круглосуточной работе для сотрудников составляется сменный график. Как правило, офисы в подобном режиме не работают.
Должностная инструкция администратора образец
Снабжение канцелярскими принадлежностями ведется регулярно и входит в обязанности офис-менеджера. Составляются хозяйственные планы по обеспечению товарами с учетом количества поставляемой в компанию продукции, стоимости оптовых закупок и систем скидок.
Администратор — очень ответственная и важная должность, присутствующая почти в каждом серьезном и развивающемся проекте. При этом далеко не все четко понимают, чем же таким занят администратор, что он делает, за что получает зарплату от нанимателя (часто, владельца проекта)?
Находясь на рабочем месте, данный специалист должен выполнять немалое количество возлагаемых на него задач:
- Подготовка офиса.
- Поддержание порядка.
- Обслуживание посетителей.
- Телефонное обслуживание.
Образец должностной инструкции администратора
Администратор офиса назначается на должность и освобождается от должности в порядке, установленном действующим трудовым законодательством, приказом директора предприятия.
В целом, администратор проекта — руководящая должность, которая оговаривается в индивидуальном порядке и зависит от рода деятельности производства или предприятия, проекта или виртуального представительства.
Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Например, администратор меняет людей, не соответствующих занимаемым должностям, людей, не способных решить поставленные задачи. Интересы компании — это самый важный показатель для человека, ее представляющего!
Сборник должностных инструкций — файл DI-200sht.doc
Администратор офиса, находясь на рабочем месте, должен выполнять немалое количество задач, которые на него возлагает руководство. Давайте кратко их перечислим.
- Прием и последующее распределение телефонных звонков. Во время переговоров администратор должен зафиксировать информацию и передать ее сотрудникам. При необходимости звонок следует переадресовать в другой отдел.
- Обязанности администратора офиса включают пункт, в соответствии с которым сотрудник должен оказывать первичные консультации потенциальным клиентам.
- Необходимость обработки входящей, а также исходящей документации.
- Размещение объявлений о свободных вакансиях на специализированных порталах и в кадровых агентствах. Также обязанности администратора офиса предполагают проведение первичных собеседований с потенциальными кандидатами.
- Закупка канцелярских товаров, а также расходных материалов, необходимых для обеспечения бесперебойной работы оргтехники.
Все документы подобного типа создаются под тщательным присмотром руководства. В качестве образца используют готовые шаблоны, которые можно по желанию как дополнить, так и изменить, исходя из нужд организации. Однако, несмотря на это, должностные обязанности администратора не должны противоречить трудовому кодексу, а также иметь пункты, нарушающие действующее законодательство Российской Федерации.
Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.3.
Зачастую такой документ имеет четыре пункта:
- Общие положения, где указаны главные требования к кандидатуре администратора. Также здесь следует указать непосредственное начальство сотрудника, порядок замены, необходимый уровень знаний и так далее.
- Обязанности. Включают в себя весь список того, что обязан делать администратор.
- Права – часть, где указаны все привилегии данного сотрудника.
- Ответственность – особо важный пункт, устанавливающий меру наказания за тот или иной поступок.
Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.4.
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.
Должностные обязанности администратора магазина
Работа в этой сфере не так проста, как кажется. Администратор в салон красоты подбирается не только по уровню профессионализма, но и по внешним данным, ведь он будет «лицом компании». Именно его в первую очередь видят клиенты и по нему судят об уровне услуг салона.
Оставьте контактный телефон, по которому при необходимости с Вами может связаться один из юристов для уточнения сути вопроса.
Действовать от имени предприятия, представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с другими компаниями, в рамках своих служебных обязанностей.
Чтобы привлечь клиентов, управленец может заключить договор с компанией на BTL-услуги. Такая реклама товаров в виде дегустаций, презентаций новинок повышает рейтинг предприятия, а инициатор получает законную премию.
Администратор офиса формирует и решает все вопросы, связанные с обеспечением бесперебойного рабочего режима офиса.
Функциональные и должностные обязанности администратора
Представительствовать от имени Общества в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся с своей компетенции.
В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа.
Для прохождения на вакансию администратора рекомендуется ознакомиться с темой работы по максимуму. Сегодня для этого имеются все средства и возможности. Так, администратору не помешает:
- пройти обучающие курсы;
- принять участие в тренингах по общению с клиентами и сотрудниками;
- повысить свою квалификацию с помощью специальной литературы и учебников;
- досконально разобраться в товарах или услугах, предоставляемых проектом работодателя;
- научиться разбираться в маркетинге и торговле.
Что касается основных пунктов, которые содержит должностная инструкция, то здесь все зависит от специфики работы. Ведь несмотря на схожесть обязанностей, каждая структура имеет некоторые отличия. Например, существует огромная пропасть между работниками гостиницы и, скажем, системными администраторами.
Но начать следует с того, кто такой администратор. Ведь несмотря на распространенность этой должности, многие не совсем понимают тот спектр обязанностей, что ложится на них. Итак, администратор – это человек, который отвечает за порядок в определенной организации.
На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.
В большинстве общественных заведений первые, кого вы встречаете, едва успев переступить порог, — это администратор. Данных специалистов нанимают гостиницы, салоны красоты, рестораны и, конечно, офисные учреждения. На них возлагают немало обязанностей, начиная с общения с гостями и партнерами и заканчивая обработкой документации.
Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
Что должен знать администратор
Администратор обязан:
- Создать все необходимые условия для комфортного пребывания клиентов на территории заведения.
- Предоставлять всю необходимую информацию по услугам, тарифам и скидкам.
- Вести все виды клиентских баз, а также предпринимать меры по их эффективному увеличению.
- Улаживать все конфликтные ситуации с клиентами, персоналом и руководством.
- Обеспечивать чистоту и порядок на вверенной ему территории.
- Следить за соблюдением дисциплины внутри рабочего коллектива.
- Предоставлять руководителям всю информацию об их организации.
Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.
В обязанности управляющего магазином входит проведение анализа уровня продаж и качества обслуживания клиентов. На должность администратора офиса принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности «Туризм» без предъявления требований к стажу работы.
На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее).
Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации).
На должность администратора офиса принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности «Туризм» без предъявления требований к стажу работы.
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Функциональные и должностные обязанности офис-менеджера и секретаря Офис-менеджер – один из самых необходимых кадров в работе любой современной компании. Широкий спектр обязанностей включает функции организационно-контролирующего специалиста.