Сроки хранения кадровых документов в организации 2017 году таблица
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения кадровых документов в организации 2017 году таблица». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника.
Если имеет место утрата каких-то данных ввиду ненадлежащего хранения, то об этом необходимо делать специальные отметки в архиве. Для того чтобы архив кадровой документации выглядел организовано и был функциональным, необходимо своевременно уничтожать приказы и справки, срок хранения которых истек.
Чаще всего информация утрачивается на тех документах, срок хранения которых измеряется 75 годами. Как правило, причиной порчи документов является человеческий фактор. В отдельных случаях имеют место нештатные ситуации (пожар или подтопление), в результате чего какая-то часть архива утрачивается.
Содержание:
Cроки хранения документов в организации в 2017 году (таблица)
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.
Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми.
А в самом законе № 125-ФЗ с учетом внесенных в марте 2016 года изменений в ст. 22.1 указано, что документы по личному составу в организациях сохраняются не менее 50 лет, если они созданы после 2003 года, а все документы, оформленные ранее, — 75 лет. Хотя Перечень и является нормативным актом, его применение не всегда оправданно.
Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.
Административная ответственность
Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.
Если ответственное лицо позволило себе уничтожение какой-то части утраченных документов, его действия квалифицируются как неправомочные и уменьшающие сроки хранения кадровых документов в организации.
В 17-й статье данного закона установлена обязанность по обеспечению должного хранения документов, возлагаемая на работодателей.
Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв.
Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций. Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях. Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).
В 2000 году был утвержден специальный перечень, где указаны сроки, на протяжении которых хранятся те или иные документы. Изменение их по инициативе организации недопустимо. В перечне можно встретить отметки. Например, есть такая «до минования надобности». Это означает, что для данной официальной бумаги может применяться уничтожение, после того как она потеряла практической значение.
Почему сроки хранения документов в организации в 2017 году смотрит ИФНС
Сроки хранения документов, указанные в Перечне распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Сроки хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов кардинально поменяются. Что можно будет выбросить раньше, а что придется хранить десятилетиями, смотрите в таблице. Файл с новыми сроками можно скачать бесплатно.
Обязанность, возложенная на работодателя, делегируется им на уполномоченное лицо — сотрудника, назначенного приказом руководства для ведения и хранения кадровой документации.
Чиновники решили пересмотреть сроки, в которые компании должны хранить документы. В итоге Росархив опубликовал проект, в котором перечислены документы по учету и отчетности, налогообложению, учету основных средств, статотчетности, а также кадровые бумаги и новые сроки их хранения. Изменения по срокам документов, с котороыми бухгалтеру приходится работать каждый день, приведем в таблице.
Официальные обязанности, полученные от руководителя и подтверждённые соответствующим приказом, предохраняют сотрудников кадрового отдела от соблазна сохранять только самые важные (на их взгляд!) документы.
Документы по основным средствам нужно хранить на протяжении периода амортизации плюс четыре года, а если объект продали — четыре года после продажи или учета убытка.
Cроки хранения документов в организации в 2017 году таблица. Сроки хранения документов по Налоговому кодексу.
Каждый документ прежде чем быть помещенным в архив, должен быть заверен подписью уполномоченного кадрового работника.
В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота.
Сроки хранения кадровых приказов в организации в 2017 году таблица
Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Дольше всего (до 75 лет) или с грифом «бессрочно») хранятся данные, отображающие сведения о личном составе, но это актуально только для документов до 2003 года. В эту категорию входят, прежде всего, трудовые договоры, а также дополнительные положения и соглашения, прилагающиеся к ним. Сюда же относятся личные карточки каждого отдельного сотрудника.
Об этом и пойдет речь в нашей статье. Также рассмотрим, что собой представляет альбом для форм документации, используемой в ОК.
Начинающий кадровик всегда может найти образцы, где на наглядном примере с помощью таблицы можно понять, какая документация сколько может храниться.
Что можно будет выбросить раньше, а что придется хранить десятилетиями, смотрите в таблице. Файл с новыми сроками можно скачать бесплатно.
Организации применяют указанные в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) применяются всеми организациями.
На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия.
С учетом пункта 2.9 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Промышленная и радиационная безопасность
Хороший сайт для хорошего бухгалтера. Ваш бухгалтерский баланс всегда в ажуре, Вы всегда в курсе всех новостей о бухгалтерском учете и налогах. Ваш Генеральный в полном восторге от бухгалтера, а налоговая даже побаивается выезжать к Вам с налоговой проверкой, потому что Вы знаете где получать правильную информацию для бухгалтера.
Во-вторых, если первички нет, компании грозит налоговая ответственность по статье 120. А это штраф 10 000 или 30 000 руб.
Во время хозяйственной деятельности отдельных компаний образуются документы, имеющие особую ценность, и срок хранения этих документов может во много раз превысить срок работы самой компании. Логично, что после закрытия компании хранить документы будет некому, поэтому процесс передачи документов в архивное учреждение организуется до прекращения деятельности компании.
Во-первых, расходы и вычеты НДС, не подтвержденные первичными документами, попросту снимут. А тогда придется доплачивать налоги, да еще с пенями и штрафами. В крайнем случае сумму налоговых обязательств установят расчетным методом.
Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений. Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.
ВАЖНО! Сроки хранения ряда документов, в том числе кадровых, устанавливаются на законодательном уровне.
Если компания оплатила учебу работников и отразила расходы в налоговом учете, документы нужно хранить четыре года после того, как обучение завершится.
Сроки хранения кадровых документов в 2018 не отличаются от зафиксированных в ФЗ №125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017) и являются актуальными как для крупных корпораций и градообразующих производств, так и для маленьких частных компаний с минимальным уставным фондом и с ограниченным документооборотом.