Журнал регистрации приказов по личному составу: особенности заполнения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал регистрации приказов по личному составу: особенности заполнения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Ведение кадровой документации является важной составляющей деятельности каждого предприятия, при помощи которой фиксируются все основные события в трудовой жизни подчиненных.
У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.
Содержание:
Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу
Обязательно ли в организации должна быть книга учета приказов, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих журналов в коммерческих организациях не существует.
Найти ОКПО по ИНН — это один из простых и быстрых способов узнать один из важнейших статистических кодов, идентифицирующих организацию. Данные из классификатора необходимо указывать в первичных документах, в ряде отчетных форм и документов.
Название журнала полностью переносится методом тиснения на обложку в основном используется золотая фольга (но также имеется в наличии серебрянная,синяя, красная ).
Используется для печати книг, журналов и т.д. Используется в бытовых принтерах. Прочность такой бумаги значительно выше предыдущих двух типов бумаги. Из такой бумаги рекомендуется заказывать журналы, для производств (пыль, грязь), пищеблоков (мокрые руки) и т.д.
Общим требованиям для всех делопроизводственных и иных журналов в организациях является их защита от изъятия листов, от вложения листов, а также от неправомерных исправлений и корректировок.
Журнал регистрации приказов работодателя
Таким образом, законодатель возлагает на организацию обязанность вести журнал учета распорядительных документов, в том числе по личному составу. Практика показывает, что надлежащее оформление такого журнала способствует оптимизации работы кадровой службы, в т. ч. максимально упрощает поиск необходимых документов.
К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:
- о приеме сотрудника на работу;
- увольнении сотрудника;
- переводе сотрудника на другую должность;
- совмещении сотрудника;
- совместительстве сотрудника;
- заработной плате;
- командировке;
- отпуске, декрете;
- награждении;
- изменении Ф. И. О. работника.
Информация из последнего пункта может быть указана либо на лицевой стороне, либо в конце журнала, либо на каждой его странице. Стоит учесть, что правильное оформление титульного листа является обязательным требованием для законности документа.
В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху.
Курс государства на цифровизацию затрагивает многие сферы. Перевод кадровых документов в электронный вид — уже вопрос времени. Перемены коснутся не только трудовых книжек и трудовых договоров, но и в целом всего юридически значимого документооборота.
Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.
Если сравнить журналы, которые ведутся в различных организациях, то среди них можно будет найти существенные различия. Например, могут отсутствовать некоторые графы или, наоборот, иметься дополнительные. Это связано с тем, что законодательно не существует установленной формы документа.
Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.
На пломбе присутствует голографическая надпись «ОПЛОМБИРОВАНО», которая при вскрытии меняется на надпись «ВСКРЫТО». Так полезное технологическое нововведение приходит в работу кадровых и делопроизводственных служб.
Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.
Журналов в этом случае, соответственно, также заводится несколько. Каждому из них присваивается свой индекс (буквенный, например, К — для приказов о командировках, Б — о больничных и т. п.). В небольших компаниях вполне достаточно одного документа для всех видов приказов.
Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.
В зависимости от этого разделения приказов на предприятии могут быть разделены и журналы их учета — для долго- и краткосрочных лучше завести отдельные документы.
Согласно п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ формат журнала утверждается директором предприятия по представлению ответственного за составление/хранение кадровой документации лица (обычно это начальник отдела кадров либо специалист по управлению персоналом).
Для чего нужен журнал приказов
Прошнуровка журнала осуществляется специальной лавсановой нитью, продетой через отверстия дырокола. Закрепляется картонной вставкой и наклейкой для печати.
Поскольку в журнале ведется сквозная нумерация документов в хронологическом порядке, то присвоение порядкового номера каждому из них при регистрации позволит исключить возможность издания распоряжений задним числом. С целью сохранения информации от фальсификации, подлога и неправомерного вмешательства такие журналы в обязательном порядке сшиваются, а каждая страница нумеруется.
Чтобы избежать нареканий со стороны проверяющих и не закрывать дело, поступите банально: перепишите журнал без ошибок.
По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет. Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет.
Обратите внимание! Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге. Соответственно, если кадровая служба ведет журнал в электронном виде, используя, например, автоматизированную базу данных или специализированную компьютерную программу, необходимости дублировать журнал на бумажном носителе нет.
Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:
- регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
- приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.
Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых.
Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.
Это поможет избежать ситуаций, когда документ был, к примеру, потерян, его необходимо восстановить. Журнал обнародует все нужные сведения.
Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:
- наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
- наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
- наличие заголовка документа;
- наличие текста приказа;
- наличие подписи руководителя работодателя;
- наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
Если приказы создаются в программном продукте, установленном в организации, то номера могут присваиваться автоматически.
При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.
В один вписываются сведения по лицам, принимаемым на работу, в другой — отпуска. Для увольнений и переводов также выделяется отдельная книга учёта.
Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок.
Отсутствие единой формы журнала регистрации кадровых приказов не дает руководителям и сотрудникам HR-подразделений права на полную свободу действий при его разработке.
После его нужно опломбировать, наклеить заверительную надпись с указанием количества листов, подписывать руководителем компании и поставить официальную печать предприятия.
Журнал регистрации приказов по личному составу используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации. Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания. Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье.
Унифицированного образца журнала регистрации приказов законодатель не предлагает. В связи с этим организация может самостоятельно разработать шаблон такого внутреннего документа или воспользоваться любым из готовых журналов учета приказов, имеющихся в продаже (в т. ч. в электронном виде).
Бланк журнала можно купить в магазине канцтоваров, заказать в типографии или распечатать самостоятельно (что дешевле, особенно, если документооборот в компании небольшой).
Журнал может вестись как в бумажном варианте, так и в электронной форме. Но во 2-м случае ответственному за ведение регистра лицу потребуется обладать электронной цифровой подписью (п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ).
К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.