Схема составления штатного расписания
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Схема составления штатного расписания». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Период действия штатного расписания можно не указывать, ведь законодательство не устанавливает сроки действия этого документа или обязательные периоды его изменения. Оно может быть утверждено один раз и действовать бессрочно, если изменений в нем не будет.
У работодателей иногда составляются «похожие» на штатное расписание документы: «Структура и штатная численность» или «Замещение должностей и штатная расстановка».
Содержание:
Кто обязан СОСТАВЛЯТЬ штатное расписание
Срок действия организация выбирает самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. Если организация не большое, то, возможно, ваше расписание будет действовать несколько лет. В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.
Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. На сайте Минстройархитектуры размещен проект Кодекса об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности.
Правила и инструкция заполнения
Если численность работников у работодателя невелика и структурных подразделений просто нет, то графу 1 можно не заполнять.
В случаях переименования должностей и отделов, введении новых структурных единиц, реструктуризации организационной структуры компании, сокращении штата обязательно нужно вносить изменения в штатное расписание.
При необходимости штатное расписание может включать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически.
В случае если установленная форма не устраивает руководство предприятия, ее всегда можно адаптировать под требования организации.
В штатное расписание не включается информация с фамилиями людей, которые занимают отдельные должности. Эти данные вносятся в отдельный необязательный для компаний документ – Штатную расстановку или замещения, этот документ может дублировать образец штатного расписания только с дополнительным столбцом с ФИО работника.
Заполнение этого документа является обязательным для каждого предприятия, для этого можно использовать унифицированную форму Т-3 или создать собственный образец штатного расписания. Разработанная Госкомстатом форма Т-3 является понятной для заполнения и удобной для пользования, поэтому большинство предприятий предпочитают ею пользоваться.
После того как штатное расписание утверждено, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать (пересматривать) штатное расписание организация не обязана, однако вправе это делать по своему усмотрению.
В этих случаях нанимателю потребуется внести соответствующие коррективы в штатное расписание. Рассмотрим, как правильно это сделать. Но прежде разберемся, что собой представляет штатное расписание, в какой форме оно составляется и как оформляется.
Для формирования штатного расписания на год требуется, чтобы руководитель компании издал соответствующий приказ.
Штатное расписание – это удобная форма систематизации данных о количестве персонала организации в разрезе структурных подразделений и с учетом фонда заработной платы. Ведение штатного расписания является обязательным для всех предприятий. Это один из основных документов компании, в нем отображена вся структура предприятия, а также фонд оплаты труда.
Для удобства заполнения рекомендуется пользоваться формой в Excel. Введена специальная форма Постановлением Госкомстата №1 в 2004 году. Называется такая форма Т-3. Именно она применяется, когда оформляем по всем правилам штатное расписание. За счет этого документа выполняется несколько значимых задач: Поэтому ведение этого документа считается актуальным для каждого предприятия.
Штатное расписание отображает кадровую структуру предприятия с разбивкой на подразделения, должности, профессии и с учетом фонда заработной платы (тарифных окладов и надбавок по должностям). В этот документ включаются все структурные единицы, в том числе вакантные должности.
При необходимости указания в штатном расписании компании сотрудников, привлеченных на сезонные работы, в документ можно внести графу Период работы, где и указать этот вид сотрудников.
Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:
Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.
Составляя расписания на одинаковые должности с разным уровнем оплаты труда, для каждой единицы прописывается профессия и квалификация, тарифная ставка.
Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).
К таковым принадлежат отделения, филиалы и т.д. Обычно этот раздел заполняется с подразделений, выполняющих единое управление, затем возможно идёт бухгалтерия, отдел связи с общественностью, финансовый отдел и т.д. потом производство и т.д.
Форма Т-3 для штатного расписания
Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.
Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения.
Согласно раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 расписание подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе.
В штатном расписании не нужно указывать ФИО работников. Иначе при каждом увольнении придется менять документ.
Унифицированной формы штатной расстановки в законодательстве нет, поэтому ее составляют в произвольной форме. За основу обычно берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3 и дополняют необходимыми графами и столбцами.
Оштрафовать фирму за отсутствие штатного расписания нельзя: это не нарушение трудового или налогового законодательства. Ведь обязанность иметь такой документ прямо в Трудовом кодексе не прописана.
Если Вы установите «вилку» оклада в штатном расписании и затем еще и в трудовом договоре работника, то, по нашему мнению, это не будет соответствовать закону.
Обязательной она уже не является, но, чтобы вам не изобретать велосипед, возьмите ее за основу и при необходимости доработайте «под себя». Допустим, в вашей фирме нет надбавок — тогда уберите ненужную графу.
На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.
Такие вещи редко где соблюдаются увы, разве что только на государственных предприятиях, в основном кроме прописанного порядка на бумаге, на предприятиях царят ещё другие, ни кем не прописанные правила.
Однако одного составления штатного расписания недостаточно. Ему нужно придать юридическую силу. По общему правилу это происходит путем утверждения документа.
Проект старого ШР хранится на протяжении 5 лет, весь перечень переписки, связанной с составлением документа хранится 3 года, штатная расстановка (дополнение к штатному расписанию) сохраняется до 75 лет.
С ЧЕГО начинается составление Штатного Расписания?
Примерно то же самое хотят увидеть из вашего штатного расписания и проверяющие. Налоговой или трудовой инспекциям, ПФР и ФСС предписано запрашивать на проверках штатное расписание, и они это делают. Сопоставляют сведения из него с информацией о зарплатах из трудовых договоров, приказов о приеме на работу, расчетных листков, показаний работников.
Выписки из кадрового документа могут потребоваться налоговой службе, инспекции по труду, различным фондам – пенсионному и социального страхования и даже Центру занятости.
Подобные условия прописаны в п.10 положения, одобренного распоряжением Федерального правительства от Пятого августа 2008 года N583. В п.35 “рекомендаций” рекомендуется создание целостного штатного расписания в организации, вне зависимости от характера финансовой активности подразделений организации.
Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.
Такое же наказание грозит должностному лицу, которое отказало сотруднику в выдаче выписки из штатного расписания. Человек не имеет права требовать для выдачи документа, какие – либо копии документации или определенную плату.
Расстановка, или список, как ее еще называют, представляет собой таблицу, в основе которой лежит штатное расписание, но с дополнительными сведениями, позволяющими упростить анализ кадровых передвижений. В частности, в расстановке отражаются следующие данные: Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.