Как наладить учет исходящих писем
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как наладить учет исходящих писем». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Документы, не подлежащие обязательной регистрации Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности.
Ижевск Предложение по аренде оборудоваия Подготовить запрос коммерческого предложения Е.А. Ивановой Иванова На самом письме необходимо поставить отметку о поступлении. Как правило, для отметки используется штамп, графы которого заполняются от руки.
Содержание:
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ С ПЕРЕПИСКОЙ: ПРАВИЛО «ЗАПРОС – ОТВЕТ»
В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.
Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.
Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.
Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
Форма РКК для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Отличие в заполнении РКК для исходящих документов заключается в том, что в графе «Корреспондент» указывают название организации, в которую направляется документ.
Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать
Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.). Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.
Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать.
При этом регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа, а порядковый номер ответного исходящего документа будет отличаться от регистрационного номера входящего документа.
Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.
Центральный телеграф запустил систему «Федеральная сеть документальных сообщений (ФСДС). Она позволит передавать короткие сообщения и большие объемы информации, включая изображения. Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.
Сообщения, в которых часть текста повреждена или не поддается прочтению, а также те, в которых отсутствуют некоторые приложения, включаются в акт. Акт составляют в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых направляют отправителю.
При этом порядковый номер поступления документа-запроса и порядковый номер исходящего документа-ответа будут совпадать.
Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах. Помните, был такой советский фильм – «Дипкурьер».
Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).
Услугами спецсвязи, как правило, пользуются государственные учреждения, направляющие «депеши» государственного значения.
При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).
В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде.
Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет). Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).
Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации.
Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным.
О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.
Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.
Входящая корреспонденция любого предприятия должна своевременно обрабатываться. В организациях обязательно ведется учет поступающих писем, что фиксируется в специальном журнале. Поступающие документы должен принимать делопроизводитель или секретарь. Затем производится их сортировка и передача адресатам после присвоения регистрационного номера.
Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями.
Приказом руководителя назначают сотрудника, в обязанности которого будет входить прием входящей корреспонденции и ее первичная обработка. На крупных предприятиях этим занимаются отдельные подразделения, на средних и небольших — секретарь или делопроизводитель.
Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков.
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект. — коммерческие предложения; — рекламные материалы; — прайс-листы, — поздравления; — приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).
Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc). Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников.
Удобный и простой интерфейс. Настраиваемые шаблоны выходных документов. Быстрый поиск информации по базе данных. Система поддерживает ссылочную целостность информационной базы. Установка на рабочий компьютер с минимальными техническими характеристиками. Гарантийное обслуживание и дальнейшее сопровождение ПО.
Только приходится сожалеть, что такая разветвленная сеть, которая есть у этого государственного предприятия, такая марка, созданная не сегодня, уступает на рынке почтовых услуг молодым и часто западным компаниям. Отстает она по таким важным показателям, как культура обслуживания и технологии работы.
Журналы регистрации Начнем с того, что существует два термина бумажных носителей по учету документов: журналы и книги. С точки зрения русского языка правильнее все подобные комплекты страниц, фиксирующих какие-либо факты или документы, называть журналами классный журнал, вахтенный журнал и т.
Сведения о документах-ответах регистрируют на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.
На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов.
Ответить Пётр 10 01 При приеме моей жалобы секретарь, расписавшись на ксерокопии жалобы, не поставила дату поступления.
Журнал регистрации исходящих документов Журнал регистрации входящих и исходящих документов Сетевой вариант, с неограниченным числом подключений одна лицензия на неограниченное число пользователей.
Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч.
Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его.
Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.
В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело.
Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту.