Как правильно оформить командировку сотруднику
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить командировку сотруднику». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Данное мероприятие подразумевает собой поездку трудящегося в регион, удаленный от основного места работы. Каждая командировка имеет определенную цель и задачи.
Российской Федерации предусматривает само понятие командировки. Также, в ней оговаривается, что при разъездном характере трудовой деятельности сотрудника, поездка за пределы офиса не может считаться командировкой.
Содержание:
Как отправить работника в служебную поездку – правила и пошаговая инструкция
Особенности направления работников в командировки регулируются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Фирма может платить командированному сотруднику и больше, чем 700 рублей в сутки. Но, во-первых, то, что сверх лимита (больше 700 рублей, разница), скорее всего, фирме нельзя будет списать в себестоимость, точнее, при учете себестоимости и нахождении налогооблагаемой прибыли эту разницу нельзя будет зачесть в затраты.
Документальное оформление командировки по актуальным изменениям исключает необходимость заполнять образцы командировочного удостоверения и служебного задания. Однако многие компании по-прежнему включают данные документы в основной перечень.
До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10).
Приказ составляется и подписывается руководителем по унифицированной форме, согласно действующему законодательству.
В обязательном порядке всегда оформляется приказ работодателя и авансовый отчет, заполняемый работником и бухгалтером.
Работодатель или руководитель отделения обязан подписать задание для поездки и его отчет о выполнении. Краткий отчет о проделанной работе оформляется после прибытия работника. Этот документ предварительно согласовывается с директором компании, в которой работает командированный сотрудник.
Как правильно оформить командировку
Срок выплаты аванса определяется локальными нормативными актами организации. В поездке следует собирать все чеки и квитанции, так как при написании авансового отчета они привлекаются в качестве подтверждения произведенных расходов.
В зависимости от удаленности командировки бывают:
- Местными (в том же населенном пункте, где расположен офис компании);
- Региональными (в определенную область или регион);
- Зарубежными (если сотруднику предстоит путешествие за пределы страны).
Каждая командировка, вне зависимости от ее вида и длительности, должна быть оформлена соответствующим образом.
Существует ряд профессий, которые дают отличную возможность путешествовать за счет работодателя: аудитор, медицинский агент, эколог, журналист, спортсмен, переводчик-синхронист.
Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем
Решение об этом должен принять руководитель. Если оно будет положительное, то при отправке сотрудника в поездку эти документы должны быть составлены работодателем в обязательном порядке. Но многие компании от этого отказались. Поэтому с 2017 года оформление и оплата производится без этих стандартных официальных бумаг.
В законах указан лишь максимальный срок, на который можно оформить поездку по служебным делам, он равен 40 календарным дням без учета времени пути.
Только убедившись в том, что согласно ТК РФ,выбранный сотрудник может быть отправлен в служебную командировку, работодатель может запустить процесс ее оформления.
Исходя их этих факторов, возможно оформить командировку сотруднику с осуществлением рабочих функций в организациях, расположенных в одном городе с местом работы. Длительность местной командировки может быть различной:
- При возможном решении служебных вопросов и должностных обязанностей в другой организации в течение одного рабочего дня, можно оформить однодневную командировку;
- Если на выполнение задачи (служебного задания), поставленной перед сотрудником во время командировки, необходимо несколько дней, есть возможность оформить командировку на необходимый срок без учета оплаты проживания и суточных.
Вне зависимости от особенностей и вида мероприятия, каждое из них требует соответствующего документального оформления и определенной тактики действий обеих сторон трудовых отношений.
Теперь для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно.
Как оформить приказ (решение, распоряжение)?
В командировку можно отправить только сотрудника, который состоит в трудовых отношениях с работодателем, то есть, того, кто действительно работает в фирме. Кого-то постороннего, который не работает в организации, отправить куда-то в поездку по делам фирм нельзя.
Командировка всегда оформляется приказом руководителя, например, директора магазина. В этом приказе должно быть указано, куда направляется сотрудник, на какой срок, для чего. Если у организации есть филиал в какой-то другой местности, например, в другом районе, в другом городе, то поездка в филиал той же фирмы тоже считается командировкой и оформляется тем же образом.
Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации. Работа будет оплачиваться по сверхурочному тарифу.
Как говорилось выше, разъезды работника по работе (постоянные разъезды) командировками не являются. Но работодатель должен также возмещать им расходы, связанные с этими поездками, а именно, те же расходы, что и командированным: расходы на проезд, наем жилья, суточные при командировках в 2016 году (полевое довольствие) и другие.
С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»).
Как заполнить авансовый отчет?
Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.
Если путешествие было запланировано, командировку принято считать плановой, если возникла срочная необходимость, — внеплановая.
Перед тем, как оформить командировочные документы, сотрудник может ознакомиться с гарантиями, которые ему обязан предоставить работодатель:
- За ним сохраняется рабочее место и занимаемая должность на время отсутствия.
- Ему выплачивается средний заработок за все рабочие дни исходя из графика работы.
- Сотруднику компенсируют заработок в двойном размере, если пребывание сотрудника в командировке попадает на выходные дни.
- Также компания возмещает расходы, которые возникли в процессе поездки.
В законодательных актах, регламентирующих понятие, порядок оформления, расходы и оплату командировок по поводу дальности расстояния нет никаких ограничений.
Длительность поездки определяется руководством субъекта бизнеса и закрепляется в приказе на командировку либо служебном задании.
Маршрутный лист выдается командированному работнику в случае его поездки на личном или корпоративном транспорте. Такая поездка возможна лишь с письменного разрешения руководителя.
Закон запрещает на такой период оформлять ему отпуск без оплаты либо основной трудовой отпуск. Оптимальнее на указанный период по второму месту предоставить ему дополнительный оплачиваемый отпуск.
В журнале учета командировок делается запись о направлении сотрудника в служебную поездку. Если в организации ведется табель учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13), то в дни служебной поездки в графе командированного сотрудника ставится К.
Не могут быть командировками поездки на курсы повышения квалификации, а также перевод работника временно в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, но при этом такой перевод не должен нести изменения условий трудового соглашения.
Документальное оформление командировки в этом году не требует предоставления удостоверения о служебной поездке в обязательном порядке. Компания его может оформить, если в этом есть необходимость. Внутренние нормативные акты организации могут обязывать директора подразделения или кадровую службу это делать.
Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных, а также подтверждает произведенные расходы документами — проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма N АО-1.
Как оформляются командировочные документы
Однако закон устанавливает несколько категорий, для кого командировки либо вообще запрещены, либо требуют предварительного получения письменного согласия.
Служебная командировка — это рабочая поездка сотрудника, связанная с выполнением трудовых обязанностей. По каким правилам происходит оформление командировки в 2019 году, документы, которые следует составлять — обо всем поговорим в статье.
Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией. Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.
Какие документы нужны для командировки?
Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно ото него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.
При местной командировке не учитываются расходы по найму жилья и не выплачиваются суточные, так как сотрудник находится непосредственно в том городе, где проживает/работает. Все другие расходы оплачиваются.