Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями.
Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.
Содержание:
Журнал регистрации приказов по личному составу
Журнал регистрации приказов по личному составу должен составляться с появлением первого приказа по нему. Так как организация начинает деятельность с приема на работу сотрудников, то соответственно заводить данный документ следует с первого дня работы фирмы.
Приказы, затрагивающие сотрудников фирмы, заносятся в журнал регистрации приказов по личному составу. К ним относятся приказы о принятии, переводе, увольнении и др. Директивы по сотрудникам являются основанием для изменений в документации: трудовой книжке, финансовых документах.
Требования к регистрационным формам, используемым для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, а также правила их заполнения установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.
Оформленные приказы передаются на подпись руководителю организации в соответствии с установленным распределением обязанностей. Подписанные приказы организации по основной деятельности регистрируются в секретариате в журнале регистрации приказов (см. Приложение).
Обычно он включает следующие структурные подразделы:
- титульный лист;
- раздел с перечнем ответственных за его ведение;
- главный раздел с информацией по регистрации бумаг.
Проверяйте, чтобы при ведении переходящей регистрационно-учетной формы начало каждого нового делопроизводственного года, в течение которых дело будет продолжаться, было отражено на новой странице этой регистрационной формы.
ОД – такое обозначение имеют распоряжения по основной деятельности. О – это распорядительные документы по отпускам.
Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу. Поле «Примечание» заполнять не обязательно.
Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.
Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают. У кадрового подразделения есть три дня на подготовку необходимых документов. Когда существует четко установленный порядок хранения, их поиск идет быстрее.
Любая регистрационно-учетная форма представляет собой самостоятельное дело, а потому при ее заведении соблюдайте требования к оформлению обложек дел.
Все приказы регистрируются в отдельных регистрационных формах, в зависимости от того, к какой группе приказов относится тот или иной приказ.
Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:
- Хозяйственной деятельности компании.
- Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
- Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
Все приказы регистрируются в отдельных регистрационных формах, в зависимости от того, к какой группе приказов относится тот или иной приказ.
Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.
Подобный журнал ведется в каждой организации для контроля за приказами, применяемыми при осуществлении своей деятельности.
Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности
На первой странице, которая является лицевой, следует проставить дату начала и окончания ведения. Если ведется индекс, то он тоже проставляется. Данные о сотруднике, который занимается ведением журнала, проставляются на первой странице. По желанию, постранично и на обложке (на усмотрение руководителя).
Журнал регистрации приказов по личному составу должен храниться в отделе кадров, так как он является документом внутреннего использования. Проверка возможна в присутствии ответственного за него сотрудника. В установленный срок, журналы предоставляются руководителям.
Выполняющие поручение люди. Ещё при подготовке проекта возникает необходимость в рациональной системе исполнения, имеющей реалистичный срок.
Вынужденная корректировка ошибочно сделанной записи должна осуществляться путем зачеркивания одной линией, внесения новой записи и удостоверяющей записи об исправлении с датой и подписью ответственного лица.
Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.
Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.
Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа.
Журнал регистрации приказов по личному составу — это способ учета документов, приказов, локальных актов, в которых определены должностные и трудовые функции рядовых сотрудников.
Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем.
Журнал регистрации приказов по личному составу — образец
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту.
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения (п.258 Приложения к Приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558). Форма и учетные показатели, отражаемые в журнале, определяются на усмотрение организации и в соответствии с заведенным порядком.
Обязательными для ведения являются книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.
Эти статьи и документы могут быть Вам полезны
Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности предприятия необходим для учета распорядительных документов.
Несмотря на то, что стандартной формы журнала регистрации кадровых приказов не существует, в делопроизводственной практике сложилась определенная форма его ведения.
- В первом столбце указывается порядковый номер фиксируемого приказа.
- Во втором столбце заносится дата приказа.
- В третьем столбце указывается номер приказа.
- В четвертом столбце обозначается вид приказа: прием на работу, увольнение, перевод и т.д.
- В пятый столбец заносятся фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
- В шестом столбце фиксируется табельный номер сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
- В седьмом столбце вносится основание подписания приказа: заявление сотрудника, трудовой договор, дополнительное соглашение и т.д. с номером и датой регистрации.
- В журнале может быть предусмотрен дополнительный столбец для внесения примечаний по записи.
В случае, если необходимо внести корректировку уже имеющейся в журнале информации, то это следует делать максимально аккуратно.
Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу
Кадровая документация требует ответственного подхода. Требуется строгое соблюдение законодательства, повышенная концентрация при решении таких задач, как регистрация, анализ и сбор документации с приказами. По своей сути, любые кадровые документы становятся основой всего делопроизводства.
Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.
На сегодняшний день в продаже имеются типографские журналы регистрации приказов по личному составу, прошитые, пронумерованные и даже опломбированные. Так называемая «пломба» представляет собой голографический стикер, который фиксирует концы прошивающего шнура на последней странице журнала и выполняет функции стикера с печатью организации (или сургучной печати).
Для упрощения рассмотрения вопроса предлагаем изложить его на основе прикрепленного к настоящей странице образца журнала регистрации приказов по основной деятельности. Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.